Plan d'action
Le plan d'action suivant démontre la détermination de la GRC à moderniser son programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel et à donner suite aux recommandations découlant de l'enquête systémique du commissaire à l'information, Question d'accès : Le besoin de leadership, du 17 novembre 2020.
Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus de renseignements au sujet du plan d'action, veuillez envoyer un courriel à atipmodernization_modernisationaiprp@rcmp-grc.gc.ca.
| Objectif | Activité | Progrès (en octobre 2023) | Date cible |
|---|---|---|---|
| 1. Attribution des tâches Améliorer le processus d'attribution des tâches | Effectuer un examen initial des politiques et des procédures nationales afin de cerner les éléments désuets ou manquants et de les traiter | Terminé | |
| Effectuer un exercice sur l'efficacité : examen exhaustif et mise à jour des pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | ||
| Élaborer des fiches d'information et des documents d'orientation afin de faciliter le processus d'attribution des tâches | Terminé | ||
| Mettre à jour les lignes directrices pour permettre aux agents de liaison de fournir une orientation supplémentaire en ce qui a trait à la préparation et au traitement des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | ||
| Élaborer des documents d'orientation pour la Direction de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel afin d'assurer que les demandes sont envoyées aux divisions concernées | Terminé (suivi continu) | ||
| Mettre à jour et officialiser la trousse d'orientation du Bureau de première responsabilité (BPR), y compris le modèle et la liste de vérification | En cours | Deuxième trimestre de 2024 | |
| Élaborer une nouvelle approche permettant au groupe de réception de combiner les fonctions de triage et les fonctions de réception afin d'accroître l'efficacité | Terminé | ||
| Mettre sur pied un groupe de travail annuel afin de discuter des pratiques exemplaires en matière de réception des demandes | Terminé | ||
| 2. Procédures Des procédures cohérents et vérifiables sont plus susceptibles de produire des résultats fiables en temps opportun | Effectuer une première mise à jour des procédures opérationnelles normalisées de 2017 de la Direction de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | |
| Mettre à jour des sections relatives à l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel dans le Manuel de la gestion de l'information et du Manuel des opérations de la GRC afin de s'assurer qu'elles concordent aux processus de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | En cours | Quatrième trimestre de 2024 | |
| Organiser des séances d'information trimestrielles pour le Bureau de première responsabilité des divisions | Terminé | ||
| Organiser une conférence annuelle sur le programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel de la GRC afin de mettre en commun des idées et de cerner les besoins de formation et les enjeux | Terminé | ||
| Élaborer un répertoire évolutif pour les politiques et les procédures accessibles à tout le personnel qui participe au processus d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | En cours | En cours | |
| Élaborer de nouvelles pratiques d'analyse de données pour élaborer et tenir à jour des tableaux de bord | Terminé | ||
| 3. Formation Les employés qui reçoivent une formation adéquate sont plus à même de remplir leurs fonctions; la formation sert de fondement à l'établissement des attentes dans une organisation | Déterminer la formation obligatoire pour tous les employés de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | |
| Effectuer une évaluation des besoins de formation pour toutes les étapes du processus d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | ||
| Élaborer des modules d'information destinés aux employés de la GRC | En cours | En cours | |
| Élaborer le cours d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel 101 | Terminé | ||
| Créer un module « d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel à la GRC » dans le cadre du cours d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel 101 | Pas encore commencé | Premier trimestre de 2024 | |
| Faire en sorte que le cours d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel soit obligatoire pour tous les employés | Terminé - La portée de l'initiative a changé. | ||
| Examiner les options de formation obligatoire en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel à la Division Dépôt et à l'École de la gendarmerie | En cours | Troisième trimestre de 2024 | |
| 4. Systèmes électroniques Les Canadiens s'attendent à des services efficaces, simplifiés et numériques | Effectuer un exercice sur l'efficacité du logiciel d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel actuellement utilisé | Terminé | |
| Mettre à jour l'analyse de rentabilité de l'intégrité du programme afin qu'elle tienne compte des besoins immédiats d'accroître les taux de conformité au cours des deux prochaines années | Terminé | ||
| Effectuer le processus de demande de proposition pour le nouveau logiciel de gestion de cas | Terminé | ||
| Évaluer la solution numérique découlant de la demande de proposition du Secrétariat du Conseil du Trésor | En cours | Troisième trimestre de 2024 | |
| Effectuer une analyse des besoins en matière d'outils numériques au sein des divisions | En cours | Deuxième trimestre de 2022 | |
| Projet de modernisation numérique du programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel : le personnel de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel élaborera, en collaboration avec l'équipe de projet de gestion de l'information et la technologie de l'information et les champions divisionnaires, une stratégie numérique décrivant les nouvelles solutions matérielles et logicielles d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | ||
| Analyse de rentabilisation de la modernisation : mettre à jour l'analyse de rentabilisation existante, en décrivant tous les nouveaux besoins qui ne sont pas financés, notamment les besoins en technologie et en ressources humaines | Terminé | ||
| Déterminer la source de financement pour la modernisation du programme, en mettant l'accent sur la technologie | En cours | En cours | |
| Rédiger de nouvelles politiques et procédures afin de tenir compte de la présence des divisions, le nouveau logiciel et les résultats de l'exercice sur l'efficacité | En cours | Premier trimestre de 2024 | |
| Appuyer la Stratégie de modernisation de la gestion de l'information de la GRC : le personnel de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel consultera le Programme de gestion de l'information et la technologie de l'information en ce qui a trait à la mise en œuvre des solutions numériques de gestion de l'information afin d'assurer que les facteurs à prendre en considération en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel sont pris en compte dans les documents publiés et d'appuyer leur déploiement dans les divisions. | En cours | En cours | |
| Lancement des services en ligne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel – Service Demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel en ligne (dirigé par le Conseil du Trésor du Canada) | Terminé | ||
| Effectuer la mise à jour complète des sites Web internes et externes | Terminé | ||
| Augmentation initiale d'outils numériques d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel afin d'alléger la charge de travail et améliorer l'expérience utilisateur pour les demandeurs | Terminé | ||
| Examiner les options de financement par le biais du projet de caméras corporelles | Terminé | ||
| 5. Ressources suffisantes Les ressources humaines et financières doivent concorder avec le volume de demandes entrants et l'arriéré de longue date des demandes | Élaborer et mettre en œuvre la stratégie sur les ressources humaines | Terminé | |
| Appuyer la création du Bureau de développement des collectivités par le Secrétariat du Conseil du Trésor | Terminé | ||
| Mettre en place le programme de perfectionnement de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel de la GRC | Terminé | ||
| Élaborer un organigramme modernisé pour le programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel qui met l'accent sur le leadership, le mentorat, l'intervention proactive et le cheminement de carrière clair pour les employés | Terminé | ||
| Définir les rôles et les responsabilités des fonctions nouvelles et existantes | En cours | Quatrième trimestre de 2023 | |
| Élaborer des mesures de rendement pour tous les niveaux | En cours | Quatrième trimestre de 2023 | |
| Effectuer une analyse des besoins en ressources humaines au sein des divisions | Terminé | ||
| Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de modernisation des ressources humaines | En cours | En cours | |
| Rédiger des exigences à l'appui de la stratégie sur les ressources humaines | Terminé | ||
| 6. Stratégie complète pour respecter les obligations en matière d'accès à l'information et réduire l'arriéré | Stratégie de modernisation du programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel : donner un aperçu de l'initiative de changement au cours des cinq prochaines années, en indiquant clairement les résultats attendus pour le programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnel à la GRC | Terminé | |
| Mettre sur pied un réseau des champions divisionnaires | Terminé | ||
| Diffuser le questionnaire sur la modernisation interministérielle : Déterminer les autres processus de modernisation en cours au sein de la collectivité, ainsi qu'un sens commun des enjeux et des pratiques exemplaires dans la communauté | Terminé | ||
| Mettre sur pied un groupe de travail consultatif avec d'autres ministères qui font actuellement l'objet d'initiatives de modernisation similaires | Terminé | ||
| Élaborer et mettre en œuvre une stratégie complète des communications internes | Terminé | ||
| Élaborer un cadre de modernisation pour la gouvernance | Terminé | ||
| Élaborer un plan de gestion des changements visant à appuyer le changement de culture à long terme, et cerner les risques potentiels et les mesures d'atténuation | Terminé | ||
| 7.1 Faciliter la mobilisation du public sur les enjeux liés à l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel afin d'aider les demandeurs à cerner les meilleurs moyens de faire des demandes | Élaborer des cartes des contacts de première ligne de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | |
| 7.2 Devoir modifier la culture de la GRC afin de mieux refléter le besoin de se conformer aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information etde la Loi sur la protection des renseignements personnels | Rédiger des directives concernant le changement de culture, au besoin | Terminé – entretien/révision en cours | |
| Examiner les structures du comité de gouvernance pour assurer la présence de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnel | Terminé | ||
| 7.3 Sensibiliser davantage aux obligations en matière de protection des renseignements personnels et accroître la proactivité de l'engagement sur les questions liées à la protection des renseignements personnels au sein de la GRC | Élaborer le module/la séance d'information « Comment effectuer une évaluation des conséquences pour la protection de la vie privée » | Terminé – en cours | |
| Nouer le dialogue avec la Direction de la sécurité ministérielle afin d'élaborer de nouvelles procédures de production de rapports | En cours | Quatrième trimestre de 2024 | |
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