Présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les citoyens canadiens, les résidents permanents et les ressortissants étrangers, peu importe où ils se trouvent, ont le droit de demander l'accès aux renseignements personnels les concernant détenus par les institutions fédérales.

Comment présenter une demande de renseignements personnels

La façon la plus simple de présenter une demande est d'utiliser le service de demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne. C'est rapide et pratique. Ce service vous permet de présenter des demandes de renseignements en ligne au lieu d'avoir à imprimer, à numériser et à envoyer un formulaire par courriel ou par la poste.

Le portail en ligne du gouvernement du Canada énumère les renseignements que vous devez avoir en main avant de présenter une demande.

Conseils pour présenter une demande

Pourquoi dois-je être précis lorsque je demande de l'information?

La GRC est une organisation multiterritoriale d'envergure qui comporte des bureaux et des détachements partout au Canada. Nous utilisons de nombreux systèmes de tenue de dossiers qui ne sont pas pleinement intégrés. Les recherches de dossiers ne sont pas effectuées par la Sous-direction de l'AIPRP à Ottawa; elles sont effectuées par la division, le détachement, le programme ou l'employé(e) qui détient les documents en question. Par conséquent, nous devons connaître l'emplacement géographique où votre demande sera principalement conservée afin de l'acheminer à l'endroit approprié. Pour cette raison, plus la demande est précise, plus nous pourrons la traiter rapidement.

Vous devez fournir suffisamment de renseignements sur les documents que vous souhaitez obtenir pour permettre à un(e) employé(e) d'expérience de la GRC de les trouver sans trop de difficulté. Par exemple :

  • fournir une description claire et détaillée de l'information que vous recherchez;
  • préciser la plage de dates et l'endroit (vous pouvez aussi indiquer les groupes, les détachements ou les divisions qui détiennent les documents);
  • séparer vos demandes de façon à ce qu'il n'y ait qu'une seule demande.

Exemples de renseignements personnels

Les renseignements considérés comme personnels sont décrits à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels [alinéas a) à i) sous « renseignements personnels »]. En voici quelques exemples :

  • l'adresse à domicile
  • l'âge
  • la race et l'origine nationale ou ethnique
  • les numéros de carte de crédit
  • le casier judiciaire
  • les études
  • les antécédents financiers
  • les empreintes digitales
  • les antécédents médicaux
  • les numéros identificateurs, tels que le numéro d'assurance sociale
  • les noms
  • les croyances religieuses
  • les numéros de téléphone
  • les emplois occupés au sein d'organismes non gouvernementaux
  • les idées ou opinions d'autrui au sujet de la personne

Voici quelques exemples de renseignements qui ne sont pas considérés comme personnels :

  • la classification, les fonctions ou le titre d'un poste
  • la correspondance liée au travail
  • les détails d'un contrat d'emploi, y compris l'échelle salariale
  • les numéros de téléphone et de télécopieur au travail
  • les idées et opinions personnelles exprimées au cours de l'emploi

Remarque

Les enquêtes de la GRC concernent souvent plus d'une personne. Pour aider la GRC à traiter votre demande et à vous fournir le plus de renseignements possible, nous vous recommandons d'obtenir le consentement écrit (autorisation) de toute personne impliquée dans un incident donné afin que les renseignements personnels à son sujet vous soient communiqués.

Demandes de casier judiciaire

Vous pouvez seulement obtenir le casier judiciaire que la GRC détient à votre sujet en demandant une vérification de casier judiciaire.

Coût

Aucun coût ne se rattache au traitement d'une demande faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Retards

La Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC se heurte encore à des obstacles qui retardent les réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Malgré nos obligations prévues par la loi, certaines réalités nous empêchent de répondre en moins de 30 jours.

Les retards peuvent être attribuables :

  • aux besoins opérationnels qui peuvent exiger la réaffectation de membres et d'employés de la GRC (par exemple, des catastrophes naturelles comme des incendies de forêt ou des inondations, des enquêtes importantes et des événements majeurs);
  • au fait que la GRC dépend encore grandement des processus papier et que des dossiers n'ont pas été numérisés;
  • aux recherches approfondies qui sont requises (plus de 750 emplacements dans l'ensemble du Canada);
  • aux effets à long terme de la pandémie de COVID-19.

Afin de contribuer à rationaliser votre demande, essayez d'être aussi circonscrit et précis que possible. Les responsables de l'AIPRP peuvent vous aider à aller à l'essentiel de ce que vous demandez afin que vous puissiez obtenir l'information demandée le plus rapidement possible.

La GRC reconnaît l'importance de respecter les délais prescrits et c'est pourquoi nous remanions actuellement notre programme. Nous réglerons ces problèmes en :

  • consacrant des ressources à l'amélioration des délais de réponse;
  • modernisant les politiques et les procédures du programme pour améliorer l'efficacité opérationnelle;
  • mettant en place des campagnes de formation et de sensibilisation des employés afin qu'ils comprennent l'obligation de répondre dans les délais prescrits.

Apprenez-en plus sur les efforts que nous déploierons au cours des cinq prochaines années dans la stratégie de modernisation et le plan d'action.

Présenter une demande par courriel ou par la poste

Si vous ne pouvez pas faire une demande en ligne, vous pouvez remplir le formulaire Demande d'accès à des renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels) de la GRC (document PDF) et l'envoyer par courriel à atipb@rcmp-grc.gc.ca ou par la poste à l'adresse ci-dessous.

Remarque

Vous devez inclure une photocopie d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, sur laquelle la signature est visible (p. ex., permis de conduire ou carte d'assurance maladie).

Si vous ne pouvez pas télécharger ou imprimer le formulaire, vous pouvez envoyer une lettre qui indique clairement les renseignements personnels que vous souhaitez obtenir. Vous devez alors inclure les éléments suivants :

  • votre nom au complet et votre date de naissance;
  • une photocopie d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, sur laquelle la signature est visible (p. ex., permis de conduire ou carte d'assurance maladie);
  • votre signature;
  • l'adresse où l'information doit être envoyée;
  • votre adresse de courriel ou votre numéro de téléphone au cas où nous aurions besoin d'éclaircissements;
  • des précisions sur le type de documents demandés (p. ex., rapport sur un accident de la route, dossier du personnel, autorisation d'acquisition d'armes à feu);
  • le ou les endroits précis concernés afin d'orienter les recherches (ville, détachement, etc.);
  • le numéro du dossier de la GRC, s'il est connu (ce qui permettra à la Sous-direction de l'AIPRP de vous fournir les documents précis que vous cherchez).

    • Postez votre formulaire ou votre lettre à l'adresse suivante :

    Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la GRC
    73, promenade Leikin, arrêt postal 61
    Ottawa (Ontario) K1A 0R2

    Que se passe-t-il après avoir présenté une demande?

    Combien de temps faudra-t-il pour recevoir l'information?

    • Les demandes sont traitées dans l'ordre dans lequel elles sont reçues. Nous recevons chaque jour un grand nombre de demandes et nous avons un arriéré important.
    • Après que vous avez présenté votre demande, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC à Ottawa ouvre un dossier et détermine où les dossiers pertinents peuvent se trouver. On communique avec des employés de partout au pays et on leur demande de fournir des documents, selon la demande.
    • La Sous-direction de l'AIPRP peut aussi demander une prolongation du délai s'il faut plus de temps pour recueillir l'information. La prolongation peut être accordée si elle est justifiée.
    • Lorsqu'on leur en fait la demande, les employés de la GRC doivent chercher tous les documents pertinents, ce qui peut comprendre des fichiers électroniques, des notes consignées dans un calepin, des courriels, des messages texte, etc. puis les fournir à la Sous-direction de l'AIPRP à Ottawa aux fins de traitement.
    • La Sous-direction de l'AIPRP peut tenir d'autres consultations, soit au sein de la GRC, soit avec des partenaires externes, selon les besoins.
    • Tous les documents présentés sont par la suite examinés par la Sous-direction de l'AIPRP et les exemptions ou les exclusions sont appliquées, conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Sous-direction de l'AIPRP transmet ensuite les documents au demandeur.

    Que recevrez-vous après le traitement de votre demande?

    Une fois les documents traités, les demandeurs reçoivent ce qui suit :

    • tous les documents qui peuvent être rendus publics et qui concernent votre demande;
    • une lettre de réponse officielle qui cite toute exemption ou exclusion appliquée durant le traitement de votre demande, votre droit de présenter une plainte et le processus qui s'applique, ainsi que les coordonnées de l'analyste qui a traité votre demande au cas où vous auriez des questions ou des préoccupations.

    Demandes de renseignement de tiers

    • Les particuliers peuvent seulement présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir les renseignements personnels qui les concernent détenus par le gouvernement fédéral. Les renseignements personnels détenus par la GRC ne peuvent être communiqués qu'à la personne concernée, à moins que celle-ci ne donne son consentement écrit (autorisation) pour qu'une autre personne ou organisation (p. ex., une compagnie d'assurance ou un cabinet d'avocats) y ait accès.
    • Pour avoir accès à des renseignements aussi complets que possible, les tiers demandeurs ont intérêt à obtenir le consentement écrit (autorisation) de toutes les personnes concernées par un dossier ou un document donné, à défaut de quoi la GRC ne sera en mesure de leur communiquer que des renseignements limités.
    • Les demandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi, et le délai de réponse peut varier selon leur portée et leur complexité. Le traitement ne sera pas plus rapide si la demande est envoyée par un tiers, tel qu'un avocat.

      • Demandes de renseignements personnels au sujet d'une personne décédée

      Nous comprenons qu'il est difficile de perdre un être cher. Veuillez accepter nos condoléances. Nous ferons de notre mieux pour vous aider tout en continuant de nous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à ses règlements. Les renseignements personnels que possède une institution fédérale au sujet d'une personne décédée sont considérés comme personnels pendant 20 ans après la date de son décès et ne peuvent pas être communiqués. Cela comprend les renseignements recueillis par la GRC au cours d'une enquête. Par conséquent, nous sommes souvent extrêmement limités dans ce que nous pouvons fournir.

      • Administration d'une succession : Si vous êtes l'administrateur d'une succession, le Règlement sur la protection des renseignements personnels permet la communication de certains renseignements nécessaires aux fonctions de l'exécuteur testamentaire. Lorsque vous présentez votre demande, veuillez inclure des documents clairs qui indiquent que vous êtes l'administrateur et qui précisent en quoi ces renseignements sont nécessaires au règlement de la succession. Cela nous permettra de traiter votre dossier le plus rapidement possible en ces moments éprouvants.
      • Conjoint(e)s ou membres de la famille : Si vous êtes un(e) conjoint(e) ou un membre de la famille qui doit avoir accès aux renseignements personnels d'une personne décédée qui ne sont pas liés à l'administration de l'État, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne prévoit malheureusement aucune disposition permettant au conjoint ou à la famille d'une personne décédée d'obtenir les renseignements personnels à son sujet qui peuvent se trouver dans un dossier de la GRC.

        • Remarque

        L'assignation ou l'ordonnance doit être adressée au détachement ou au service qui détient le document et non à la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC.

        Exigences relatives au consentement écrit

        Le consentement écrit (autorisation) doit comprendre :

        • le nom au complet et la date de naissance de la personne au sujet de laquelle des renseignements personnels sont demandés;
        • le nom au complet de la personne ou de la société à laquelle le consentement est donné;
        • une déclaration selon laquelle la personne visée par la demande consent librement et volontairement à ce que la GRC communique ses renseignements personnels à une autre personne ou société;
        • la signature de la personne visée et la date du consentement;
        • une photocopie d'une preuve d'identité de la personne qui donne son consentement (il doit s'agir d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, sur laquelle la signature est visible).

        Remarque

        Vous devez inclure l'original du consentement écrit (autorisation) avec votre demande. Nous n'acceptons aucune télécopie ni photocopie.

        Exemple de lettre de consentement

        Date

        Adresse (de la personne qui donne son consentement)

        Déclaration de consentement à la consultation de renseignements personnels

        JE, NOM AU COMPLET, né(e) le JOUR MOIS ANNÉE, consens librement et volontairement par la présente à ce que NOM AU COMPLET DU TIERS demande l'accès aux renseignements personnels en relation à (décrivez le type de renseignements que vous cherchez ou le numéro du dossier de la GRC, s'il est connu) que détient à mon sujet la Gendarmerie royale du Canada.

        (Signature de la personne qui donne son consentement)
        (Date du jour)

        Plaintes

        Toute personne qui s'adresse à un bureau d'AIPRP pour obtenir des renseignements personnels a le droit de déposer une plainte relativement à sa demande auprès du commissaire à la protection de la vie privée à l'adresse fournie ci-dessous, notamment si elle :

        • • n'est pas satisfaite de la réponse obtenue de la GRC;
        • • n'a pas reçu de réponse dans les délais prévus par la loi;
        • • n'est pas satisfaite de la manière dont la GRC a recueilli, utilisé, communiqué, conservé ou éliminé ses renseignements personnels.

        Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
        30, rue Victoria
        Gatineau (Québec) K1A 1H3

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