Rapport annuel au parlement 2021-2022 sur la Loi sur l’accès à l’information

Sur cette page

• Introduction
• Structure organisationnelle
  • Gendarmerie royale du Canada (GRC)
  • 2.2 Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2021-2022
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Sources des demandes
  • Pages traitées
  • Délai de traitement
  • Prorogations
  • Consultations reçues d'autres institutions
  • Demandes actives en suspens des périodes de référence antérieures
  • Plaintes actives en suspens des périodes de référence antérieures
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Modernisation de l'AIPRP
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou d'audits
  • Plaintes et enquêtes
  • Poursuites en justice
• Surveillance de la conformité
• Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information
• Annexe C – Rapport statistique complémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) dépend d'un public informé afin de conserver la confiance des Canadiens. À ce titre, la conformité à la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) est d'une importance capitale, non seulement en ce qui concerne nos obligations prévues par la loi, mais aussi les efforts plus généraux de l'organisation. La LAI a pour objectif de renforcer la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société ouverte et démocratique. Elle prévoit un droit d'accès à l'information conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires doivent être limitées et précises. La GRC prend au sérieux les responsabilités qui lui incombent en vertu de ces lois et continue de s'efforcer de répondre aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et l'intégrité des enquêtes menées en son nom. Toutefois, le Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC a fait face à de nombreux défis au cours des dix dernières années, ce qui a nui à sa capacité de respecter ses obligations prévues par les deux lois.

Comme le soulignait le rapport annuel de l'année dernière, la GRC accepte et reconnaît pleinement les défis auxquels elle est confrontée et elle doit améliorer son programme d'AIPRP afin de respecter ses obligations. C'est pourquoi la GRC s'est engagée dans un ambitieux effort de modernisation, dirigé par une stratégie générale intitulée Accès accordé : Rétablir la confiance dans le Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels de la GRC et d'un plan d'action connexe.

Le présent rapport annuel décrit la première année de la mise en œuvre d'une stratégie quinquennale, et la GRC est heureuse de pouvoir faire état de certaines améliorations importantes par rapport au rapport annuel de l'an dernier. Nous encourageons tous les Canadiens à se tenir informés de l'effort de modernisation en cours et à suivre nos progrès sur notre site Web public.

Bien que la GRC ait fait d'importants progrès au cours de l'année écoulée, la présente période de référence n'a pas été exempte de difficultés. L'incidence continue de la pandémie de COVID-19 ainsi que les demandes opérationnelles importantes imposées à l'organisation au cours de la période de référence ont continué d'avoir des répercussions négatives sur la conformité de la GRC à la Loi. Néanmoins, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a continué de s'adapter à ces défis et d'examiner des façons nouvelles et novatrices de travailler afin de répondre aux attentes des Canadiens.

La GRC est heureuse de présenter dans ce rapport annuel les détails de la manière dont elle s'est acquittée de ses responsabilités à l'égard de la LAI au cours de la période de référence. Le présent rapport est établi et déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la LAI.

Structure organisationnelle

Gendarmerie royale du Canada (GRC)

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. En tant que corps policier fédéral, provincial, territorial et municipal, la GRC est unique au monde. Elle fournit des services de police fédérale à tous les Canadiens et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces et à plus de 180 municipalités, notamment plus de 750 détachements dans les collectivités canadiennes, 600 dans les collectivités autochtones et trois dans des aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, de même que fournir des services essentiels de soutien opérationnel à d'autres organismes de police et d'application de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte seize divisions (dix provinces, trois territoires, la Division nationale, la Division Dépôt et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale est organisée selon les neuf secteurs d'activité suivants : Services de police fédérale, Services de police contractuels et autochtones, Services de police spécialisés, Gestion générale et contrôle, Ressources humaines, Vérification interne et évaluation, Services juridiques, Secteur de la responsabilité professionnelle ainsi que Politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La GRC a créé la Sous-direction de l'AIPRP en 1983, comme point de contact central pour les questions découlant de la LAI et de la LPRP. La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction des politiques stratégiques et des relations extérieures de la GRC.

D'ordinaire, le directeur de la Sous-direction de l'AIPRP agit au nom du chef de l'institution en tant que coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Il veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la LAI et de la LPRP ainsi qu'à l'ensemble des règlements et des lignes directrices qui en découlent. Toutefois, au cours de la présente période de référence, nous avons créé le nouveau poste de directeur général de l'AIPRP, dont la tâche principale consiste à diriger le vaste effort de modernisation.

Sur le plan fonctionnel, la Sous-direction de l'AIPRP se divise en deux équipes.

Équipe des politiques

Cette équipe surveille et conçoit les politiques, les procédures et les lignes directrices internes relativement à la collecte, à la conservation, à l'élimination, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels et non personnels traités par les applications de la GRC. Les professionnels dévoués formulent des conseils stratégiques à la GRC et apportent une expertise sur les questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, notamment en appuyant la rédaction et la conception d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). L'équipe apporte également un soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC, formule des conseils aux secteurs d'activité et aux divisions de la GRC partout au Canada en ce qui concerne la LPRP, la LAI et les politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).De plus, l'équipe examine et crée des politiques internes qui tiennent compte des politiques et des directives du SCT ainsi que des attentes du Commissariat à l'information et du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) afin de respecter ses obligations relatives à InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et aux EFVP au sein de la GRC.

Équipe chargée de la divulgation (Opérations)

Cette équipe traite toutes les demandes officielles en vertu de la LAI et de la LPRP. À cette fin, elle doit travailler avec les demandeurs pour discuter de la portée et préciser leurs demandes, ouvrir des demandes, attribuer des tâches ainsi que recevoir et importer des dossiers à destination et en provenance des agents de liaison des différents secteurs d'activité et des différentes divisions de la GRC dans tout le pays. L'équipe examine également les dossiers et fournit les pages communiquées aux demandeurs, traite les demandes informelles d'accès à l'information, examine les plaintes reçues par le biais du Commissariat à l'information et du CPVP et y répond.

Il convient de mentionner que des efforts importants ont été entrepris au cours de l'exercice 2021-2022 pour restructurer et moderniser la structure hiérarchique de la Sous-direction. Bien que ces changements n'aient pas été mis en œuvre au cours de la période de référence, ils seront fermement en place l'année prochaine. La section 6 du présent rapport donne un aperçu de ces efforts.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction travaille en étroite collaboration avec les agents de liaison et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité. Les responsabilités assumées par les agents de liaison et les bureaux de première responsabilité sont les suivantes, entre autres :

Agents de liaison

Ils sont chargés de transmettre les demandes d'AIPRP au personnel approprié (bureau de première responsabilité) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment faire le suivi des demandes pour s'assurer que les bureaux de première responsabilité envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP, veiller à ce que les documents soient envoyés à temps ainsi que consigner les processus internes de la GRC en matière d'AIPRP et les diffuser aux personnes qui participent au traitement des demandes.

Bureaux de première responsabilité

Ils sont les détenteurs des dossiers et doivent, entre autres responsabilités, fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a duplication, s'assurer que l'information entre dans le cadre de la demande, aviser la Sous-direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux et aviser la Sous-direction ou l'agent de liaison si une prorogation est nécessaire.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a pleine autorité pour appliquer la législation. Une copie de l'ordonnance de délégation signée figure à l'annexe A. Il convient de noter qu'en raison de la réorganisation approuvée de la Sous-direction (voir la section 6), cette ordonnance de délégation est mise à jour pour refléter la nouvelle structure opérationnelle.

Rendement

La présente section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice de référence 2021-2022. Le rapport statistique complet se trouve à l'annexe B, et le rapport statistique supplémentaire se trouve à l'annexe C.

En 2021-2022, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a dirigé la coordination générale des exigences de publication proactive du projet de loi C-58 pour la GRC. Elle a travaillé avec différentes unités internes qui étaient chargées des documents d'information, en veillant à ce que la GRC satisfasse aux exigences législatives.

La Sous-direction de l'AIPRP a également continué de travailler en étroite collaboration avec ses partenaires et des intervenants pour trouver des solutions et revoir les processus afin de s'assurer qu'elle répondait aux demandes des Canadiens de manière plus adéquate et plus rapide.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une hausse de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la LAI. Au cours de l'exercice 2021-2022, la conformité est passée à 40,1 %, contre 26,4 % en 2020-2021. Cette augmentation repose en partie sur les modifications apportées aux processus au sein de la Sous-direction, qui ont permis de réaliser des gains d'efficacité, et au recours à des experts-conseils pour régler des dossiers afin d'assurer la conformité à la loi.

Demandes reçues et fermées

Comme l'indique le rapport statistique de l'annexe B, la GRC a reçu 5 423 nouvelles demandes en vertu de la LAI en 2021-2022. De plus, il y avait 5 835 demandes en suspens depuis la période de référence précédente, pour un total de 11 258 demandes. De ce nombre, 5 085 ont été réglées et 6 173 ont été reportées à l'exercice financier de 2022-2023.

En règle générale, les demandes d'accès à l'information couvrent un éventail de sujets, notamment des renseignements sur les contrats, les coûts et les dépenses des programmes, ainsi que des renseignements concernant des questions de sécurité, des documents de dossiers opérationnels et la gestion de la GRC.

Comme il est montré ci dessous, il y a eu une augmentation modérée du nombre de demandes reçues par rapport à la période de référence précédente. En outre, le nombre de demandes fermées au cours de cette période de référence a connu une hausse de 48 % comparativement à l'exercice précédent, et de 2 % par rapport à l'exercice 2019-2020. Cette augmentation est liée en partie à la modernisation de la Sous-direction ainsi qu'à plusieurs améliorations de processus et à l'aide d'experts-conseils.

Sources des demandes

Au cours de l'exercice 2021-2022, 5 423 demandes ont été reçues. Ces demandes provenaient des sources suivantes :

• 3 149 (58 %) du public;
• 1 272 (23 %) d'entreprises;
• 275 (5 %) des médias;
• 173 (3 %) d'organismes;
• 142 (3 %) du milieu universitaire;
• 412 (8 %) ont refusé de s'identifier.

Pages traitées

Le niveau de production de la Sous-direction quant au nombre de pages traitées en vertu de la LAI au cours de l'exercice 2021-2022 a augmenté de 80 % comparativement à l'exercice 2020-2021, mais a reculé de 15 % par rapport à l'exercice 2019-2020. Ce résultat est attribuable à la modernisation de la Sous-direction ainsi qu'à plusieurs améliorations de processus et à l'aide d'experts-conseils.

Délai de traitement

La Sous-direction de l'AIPRP a été en mesure de régler 1 356 demandes (27 %) en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 772 (15 %) des demandes ont été réglées dans un délai de 31 à 60 jours, 408 (8 %) dans un délai de 61 à 120 jours et 2 549 (50 %) dans un délai supérieur à 120 jours.

Prorogations

L'article 9 de la LAI permet aux institutions de proroger les délais prévus par la loi pour répondre à une demande au-delà de 30 jours.

Pour les demandes fermées au cours de la période de référence 2021-2022, la GRC a demandé 1 450 prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)a), qui porte sur l'entrave déraisonnable au fonctionnement. En tout, 11 prorogations ont été demandées en vertu de l'alinéa 9(1)b), qui porte sur les consultations nécessaires. Aucune prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)c) n'a été prise pour la consultation d'un tiers. Bien que la GRC s'efforce d'éviter les prorogations, la réalité opérationnelle unique de l'organisation exige parfois un délai supplémentaire pour traiter les demandes en vertu de la Loi. Par exemple, pendant les incendies de forêt (d'août à septembre 2021) et les inondations (de novembre 2021 à la mi-janvier 2022) en Colombie-Britannique, plusieurs détachements ont été touchés par des problèmes structurels à divers niveaux, d'autres ont dû fermer et beaucoup étaient en alerte d'évacuation. Des prorogations ont été demandées pour toutes les demandes dans ces zones touchées.

Consultations reçues d'autres institutions

Au cours de la période de référence, la GRC a effectué 375 consultations, totalisant 32 661 pages traitées. Sur les 375 consultations effectuées, 292 ont été reçues d'autres institutions fédérales, et 83 d'autres organismes.

Le nombre de consultations reçues et réglées au cours de la présente période de référence a augmenté de manière importante en raison des restrictions liées à la pandémie de COVID-19 et de l'incapacité des autres institutions fédérales à traiter les demandes. Le nombre de pages examinées a augmenté de 151 % au cours de la période de référence 2020-2021 et a diminué de 50 % par rapport à l'exercice 2019-2020. La GRC attribue cette diminution à l'incidence de la COVID‑19 sur les opérations des ministères et des organismes partenaires, plutôt qu'à une tendance plus large de réduction des demandes.

Demandes actives en suspens des périodes de référence antérieures

À la fin de l'exercice 2021-2022, 6 173 demandes étaient en suspens. Parmi ces demandes en suspens, 14 % ont été reportées dans les délais prévus par la loi et 86 % ont été reportées au-delà des délais prévus par la loi. Les demandes reportées ont été reçues au cours des exercices suivants :

• 2 993 (48,4 %) reçues en 2021-2022;
• 1 975 (32 %) reçues en 2020-2021;
• 534 (8,7 %) reçues en 2019-2020;
• 328 (5,3 %) reçues en 2018-2019;
• 275 (4,5 %) reçues en 2017-2018;
• 51 (0,8 %) reçues en 2016-2017; et
• 17 (0,3 %) reçues en 2015-2016 ou avant.

Plaintes actives en suspens des périodes de référence antérieures

À la fin de la période de référence, 373 plaintes étaient en suspens. Les plaintes en suspens ont été reçues au cours des exercices suivants :

• 263 (71 %) reçues en 2021-2022;
• 39 (10 %) reçues en 2020-2021;
• 36 (10 %) reçues en 2019-2020;
• 8 (2 %) reçues en 2018-2019;
• 5 (1 %) reçues en 2017-2018;
• 14 (4 %) reçues en 2016-2017; et
• 8 (2 %) reçues en 2015-2016 ou avant.

Formation et sensibilisation

L'apprentissage continu est une priorité pour la GRC, et la Sous-direction de l'AIPRP ne fait pas exception. La Sous-direction de l'AIPRP encourage ses employés à suivre des cours pertinents et à profiter d'autres possibilités d'apprentissage afin d'accroître leurs connaissances et de perfectionner leurs compétences. Pour l'exercice de référence 2021-2022, la Sous-direction de l'AIPRP a tenu des séances régulières d'échange d'information au cours desquelles les employés ont discuté de dossiers et mis en commun des pratiques exemplaires. Des séances d'information informelles ont également eu lieu pour informer le personnel de la Sous-direction de la mise en œuvre de nouvelles procédures pour répondre à la pandémie de COVID‑19. Comme de nouveaux outils technologiques ont été introduits pour soutenir la collaboration à distance pendant la pandémie, la GRC a pu tirer parti de ces outils (en particulier la vidéoconférence) pour offrir des séances de formation aux employés. Une formation et une orientation à l'interne ont également été offertes aux nouveaux employés de l'AIPRP et une formation virtuelle a été offerte aux agents de liaison de l'AIPRP dans plusieurs divisions et secteurs d'activité au pays, notamment les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel, la Police de protection, la Division H (Nouvelle-Écosse) et la Division J (Nouveau-Brunswick).

Au cours de la période de référence, la Sous-direction de l'AIPRP, en collaboration avec le Groupe de l'apprentissage et du perfectionnement de la GRC, a produit le cours en ligne Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels offert à toutes les catégories d'employés de la GRC. En plus d'accroître leurs connaissances de la LAI et de la LPRP, ce cours permet aux employés de mieux comprendre leurs responsabilités lorsqu'ils répondent à des demandes de renseignements et les pratiques exemplaires en matière de gestion des renseignements personnels. Bien qu'il n'ait été offert que pendant une courte période au cours de la période de référence, le cours a été suivi par plus de 1 800 employés, ce qui représente environ 6 % de l'effectif.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Modernisation de l'AIPRP

En novembre 2020, le commissaire à l'information du Canada a publié les résultats d'une enquête systémique sur le programme d'AIPRP de la GRC, intitulée Question d'accès : Le besoin de leadership. Le rapport était très critique à l'égard du programme d'AIPRP de la GRC et contenait quinze (15) recommandations d'amélioration. Par la suite, le ministre de la Sécurité publique a ordonné à la GRC de donner suite aux recommandations du Commissariat à l'information, de présenter une stratégie décrivant la voie à suivre et de la concevoir en consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). En réponse, la GRC a conçu une stratégie générale intitulée Accès accordé : Rétablir la confiance dans le Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels de la GRC, accompagnée d'un plan d'action concret, décrivant les initiatives visant à moderniser le programme.

La GRC s'est engagée à mettre en œuvre cette stratégie au cours des cinq prochaines années afin d'augmenter les taux de conformité et d'améliorer la transparence publique. La GRC a publié la stratégie, et fournit des mises à jour trimestrielles, sur son site Web externe. Nous encourageons tous les Canadiens à visiter le site https://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/strategie-modernisation-du-programme-dacces-a-linformation-et-protection-des-renseignements et à suivre nos progrès.

Au cours de la période de référence du présent rapport annuel, la GRC a fait des progrès importants dans la mise en œuvre de la stratégie. Bien que l'on puisse trouver de plus amples renseignements sur notre site Web externe, les principales initiatives sont notamment les suivantes :

• Restructuration et réorganisation de la Sous-direction de l'AIPRP : Comme il a été mentionné précédemment, la Sous-direction de l'AIPRP entreprend une restructuration et une réorganisation importantes afin de s'assurer qu'elle apporte les ressources et le leadership nécessaires pour remplir ses obligations prévues par la LAI et la LPRP, et répondre aux attentes des Canadiens. La nouvelle structure divise la Sous-direction de l'AIPRP en trois volets : Information (responsable du respect des obligations de la GRC prévues par la LAI), Protection des renseignements personnels (responsable du respect des obligations de la GRC prévues par la LPRP) et Soutien opérationnel (responsable de la prestation de services de soutien essentiels à l'ensemble de la Sous-direction, comme l'accueil, l'assurance de la qualité, la formation et la politique opérationnelle). Chaque volet est dirigé par un directeur spécialisé, et la Sous-direction relève désormais d'un directeur général. Ces changements entraînent également l'arrivée de nouveaux employés au sein de la Sous-direction, dont la taille va presque doubler au cours des cinq prochaines années. Bien que ces changements aient été autorisés au cours de la période de référence, leur mise en œuvre concrète n'a pas commencé avant l'exercice 2022-2023. La GRC a hâte de fournir de plus amples renseignements sur cet effort dans son prochain rapport annuel.
• Nouvelles méthodes de travail : La GRC a engagé PricewaterhouseCooper (PwC) pour l'aider dans ses efforts de modernisation. Plus précisément, PwC a effectué un examen diagnostique du programme d'AIPRP, qui comprenait une approche de gestion allégée visant à optimiser les processus d'AIPRP pour le programme. Après l'examen, il a déployé le régime de formation PERFORM, conçu pour soutenir les changements de culture et de processus opérationnels. Plus précisément, cette formation comprenait l'introduction de nouvelles compétences et de nouveaux outils qui ont été appliqués au travail quotidien. Après la conclusion de la formation en décembre 2021, les enquêtes menées auprès du personnel ont révélé une augmentation des attentes des employés en matière de gestion efficace de la charge de travail, de motivation des employés et de communication ouverte sur le bien-être. Pour garantir la poursuite des nouveaux processus opérationnels, des plans de durabilité ont été créés pour la Sous-direction et font l'objet d'un suivi mensuel et d'une mise à jour trimestrielle.
• Accent sur la formation : Dans le cadre des efforts plus vastes de modernisation, la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC a fait une promotion dynamique du nouveau cours de formation auprès du personnel, ce qui a directement entraîné une hausse du taux d'inscription. D'autres efforts sont en cours pour concevoir de nouvelles formations et de nouveaux cours pour le personnel de la Sous-direction de l'AIPRP et l'ensemble de l'organisation qui seront en place pour la prochaine période de référence. En fait, l'élargissement de la prestation de la formation constitue un élément essentiel de la stratégie des ressources humaines de la Sous-direction en vue de la modernisation de l'AIPRP, de la planification de la relève et du maintien en poste des employés.
• Mise en commun des pratiques exemplaires : La GRC n'est pas la seule organisation à moderniser ses programmes d'AIPRP. Des changements sont en cours dans l'ensemble du gouvernement du Canada. Afin de s'assurer que la GRC profite des leçons retenues et des travaux en cours chez ses partenaires, et que ces derniers soient au courant des travaux en cours à la GRC, un groupe de travail interministériel a été créé pour mettre en commun les pratiques exemplaires et déterminer les domaines de collaboration.

La Sous-direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence 2021-2022, la Sous-direction de l'AIPRP a accompli les tâches suivantes :

• examen des régimes de travail des employés en raison des restrictions liées à la pandémie COVID‑19 et établissement de nouveaux accords de télétravail ainsi que d'un protocole de réintégration afin d'offrir plus de souplesse à ses employés;
• mise à jour des procédures opérationnelles réglementaires de l'Équipe chargée de la divulgation et de l'accueil, ce qui faisait partie des efforts de la Sous-direction de l'AIPRP pour officialiser ses processus internes;
• amélioration des processus internes pour faciliter le transfert des dossiers au sein de la GRC, y compris la création de lecteurs partagés nationaux pour les renseignements classifiés;
• modification des lignes directrices pour traiter les dossiers en cours et les dossiers en retard, ce qui a permis d'améliorer l'efficacité du traitement;
• collaboration avec les secteurs d'activité et les agents de liaison divisionnaires pour concevoir des lignes directrices, des normes et des communiqués de sensibilisation afin de faciliter davantage la modernisation de l'AIPRP de la GRC;
• direction continue du groupe de travail interministériel chargé de dresser des plans de continuité des activités pour les programmes d'AIPRP, ce qui a permis un meilleur échange de l'information entre les ministères participants;
• collaboration à des conférences mensuelles avec le Commissariat à l'information, ce qui a permis de rationaliser les processus.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou d'audits

Plaintes et enquêtes

Au cours de la présente période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le Commissariat à l'information pour rationaliser les processus de traitement des dossiers de plaintes. À la suite de la publication de l'enquête systémique du Commissariat en novembre 2020 sur la GRC et ses pratiques en matière d'AIPRP, des mesures concrètes ont été prises pour examiner et mettre à jour les pratiques internes afin de s'assurer que la GRC respecte ses obligations prévues par les deux lois.

Comme l'indique son rapport annuel, https://www.oic-ci.gc.ca/fr/ressources/rapports-publications/rapport-annuel-2021-2022, le Commissariat à l'information a connu un afflux important de plaintes au cours de la période de référence. Pendant que le Commissariat s'efforçait de répondre à ces plaintes et d'enquêter, les ministères et les organismes ont dû réagir en conséquence pour appuyer l'enquête et répondre aux demandes de renseignements de l'agent du Parlement. La GRC n'a pas fait exception à la règle et a dû réagir en conséquence pour s'assurer qu'elle répondait aux attentes. Dans le cadre de sa stratégie de modernisation, elle a formé une équipe d'analystes spécialisés dans les plaintes. Composée de six employés, dont des experts-conseils, l'équipe chargée des plaintes de la Sous-direction de l'AIPRP continue de permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat. Cet nouveau groupe assure non seulement une réponse solide au Commissariat, mais elle travaille aussi de façon proactive pour cerner et régler les problèmes avant qu'une plainte ne soit déposée. De plus, dans le cadre de son engagement à faire preuve de leadership dans la résolution des problèmes liés à l'AIPRP, la haute direction a participé activement au processus de gestion des plaintes, y compris à ses engagements écrits avec le Commissariat à l'information.

La section 8 du rapport statistique (annexe B) fait également état de données relatives aux plaintes reçues et fermées. Plus précisément, pour la période de référence 2021-2022, la GRC a reçu et fourni les éléments suivants en vertu de la LAI :

Article 32

La GRC a reçu 456 avis, ce qui représente près de 9 % des demandes fermées pendant la période de référence. La majorité des plaintes reçues concernent des retards et des présomptions de refus, ce qui peut être attribuable au fait que la GRC accuse du retard et reçoit des demandes complexes ou volumineuses. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information informe officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue concernant une demande.

Paragraphe 30(5)

La GRC a reçu 30 avis. En vertu de ce paragraphe, si le Commissariat à l'information refuse ou cesse d'enquêter sur une plainte, il en informe le plaignant, l'institution et, le cas échéant, tout tiers ainsi que le commissaire à la protection de la vie privée.

Article 35

La GRC a effectué 122 représentations officielles. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information offre aux institutions la possibilité d'effectuer une représentation dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.

Article 37

La GRC a reçu neuf rapports initiaux. En vertu de cet article, le Commissariat conclut que la plainte est bien fondée et fournit à l'institution les conclusions de son enquête, des recommandations précises pour remédier au problème et, le cas échéant, un délai précis dans lequel le Commissariat peut s'attendre à un plan de mise en œuvre des recommandations. L'institution doit alors décider de mettre en œuvre ou non les recommandations.

Poursuites en justice

Trois procédures judiciaires ont été engagées concernant des demandes d'accès traitées au cours du présent exercice, et trois ont été réglées pendant la période de référence et rejetées.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires et mensuels, qui font état du taux de conformité, du nombre de dossiers traités à temps et de ceux qui sont retardés, ainsi que des plaintes. Des tableaux de bord du rendement ont été créés afin de mieux cerner les tendances et d'aider la Sous-direction de l'AIPRP à réaliser stratégiquement des gains d'efficacité. L'équipe de gestion de la Sous-direction examine les rapports hebdomadaires afin de gérer la charge de travail et de déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont fournis au dirigeant principal des Politiques stratégiques et des Relations extérieures (DPPSRE) de la GRC, au dirigeant principal de l'Administration (DPA) et au commissaire dans le but d'améliorer la responsabilisation.

La Sous-direction de l'AIPRP s'efforce actuellement de renforcer sa fonction de communication des données en adoptant une nouvelle technologie et de nouveaux processus. Cette nouvelle technologie permettra à la Sous-direction d'être plus stratégique et transparente, en saisissant automatiquement les données pertinentes pour l'aider dans sa planification et ses rapports publics, ainsi que pour cerner les domaines où des gains d'efficacité peuvent être réalisée.

Rapport sur les frais d'accès à l'information relatifs à la Loi sur les frais de service

En vertu de la LAI, le responsable d'une institution fédérale peut exiger des frais pour les services d'accès à l'information. Les frais ne peuvent pas excéder les coûts liés à la prestation des services. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, la GRC renonce à tous les frais prescrits par la Loi et son règlement d'application à l'exception des frais de demande de 5 $ établis à l'alinéa 7(1)a) du Règlement. En vertu de la LAI, le responsable de l'institution peut également renoncer à tout ou partie d'un droit ou rembourser tout ou partie d'un droit payé.

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci‑dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Les frais de demande de 5 $ sont les seuls frais exigés pour une demande d'accès à l'information. Pour la période de référence 2021-2022, la GRC a perçu des recettes de 26 325 $ pour 5 265 demandes d'accès et a renoncé à des frais de 1 235 $ pour 247 demandes d'accès. Cette situation s'explique en grande partie par l'incapacité de déposer les frais en temps opportun en raison des restrictions liées à la pandémie de COVID-19.

Le coût de fonctionnement du segment d'accès à l'information de la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC pour 2021-2022 s'élève à 5,03 millions de dollars.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés dans la présente annexe, ou aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la loi mentionnés en regard de chaque poste. Cette délégation annule et remplace toute autre délégation précédemment datée et signée par le ministre.

Signé, à Ottawa, ce 4e jour de décembre 2015

L'honourable Ralph Goodale, P.C., M.P.
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution

Gendarmerie royale du Canada

Période de référence

1 avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Demandes informelles

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à une demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomption de refus

Section 5: Prorogations

Section 6: Frais

Section 7: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9: Enquêtes et comptes rendus de conclusion

Section 10 : Recours judiciaires

Section 11: Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entre des valeurs à trois décimales.

Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2: Capacité de traiter les documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Date de modification :

2022-12-05