Rapport annuel au parlement 2019-2020 sur la Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

• Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
• Introduction
• Structure organisationnelle
  • GRC
  • Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2019-2020
  • Incidence de la COVID-19 et measures d'atténuation
  • Conformité
  • Demandes reçues et fermées
  • Sources de demandes
  • Pages traitées
  • Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages
  • Délai de traitement
  • Prorogations de délais
  • Demandes de consultation d'autre institutions
• Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications
• Plaintes et enquêtes
• Recours judiciaire
• Vérification interne du programme d'AIPRP
• Surveillance de la conformité
• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B - Rapport statistique sur la l'accès à l'information
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'engage à fournir aux Canadiens des renseignements en temps utile. Les Canadiens veulent que nous soyons ouverts et transparents, et que nous rendions compte du travail que nous accomplissons. Nous prenons au sérieux les responsabilités qui nous incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et nous continuerons de communiquer la façon dont nous répondons aux attentes des Canadiens, tout en protégeant le public et en veillant à l'intégrité des enquêtes que nous menons en son nom.

L'objectif de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) est de renforcer la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société ouverte et démocratique. La Loi prévoit un droit d'accès à l'information conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux doivent être accessibles au public et les exceptions nécessaires doivent être limitées et spécifiques.

Le rapport annuel de la GRC pour 2019-2020 explique en détail la manière dont elle s'est acquittée de ses responsabilités en lien avec la Loi, au cours de la période de référence. Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information.

Au cours des deux dernières années, la commissaire de la GRC, Brenda Lucki, a travaillé avec diligence avec les employés, les partenaires et les intervenants afin d'élaborer un cadre important pour la modernisation de la GRC à l'approche de son 150e anniversaire en 2023 et dans les années subséquentes.

Ce plan vise à faire de la GRC une organisation moderne, saine et efficace : faire passer les gens en premier pour atteindre l'excellence en matière de services de police et, en fin de compte, pour un Canada plus sûr. Notre travail ne s'arrêtera pas en 2023 – nous savons que nous devons continuellement évoluer pour suivre le rythme du milieu policier et de ce dont les Canadiens ont besoin et de ce qu'ils attendent de la GRC.

Le cadre de la modernisation de la GRC définit des objectifs et des projets reposant sur quatre piliers essentiels : notre personnel, notre culture, notre gérance et nos services de police.

Dans le cadre de ces projets de modernisation, la Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) subira un certain nombre de changements, notamment l'examen de ses politiques pour mieux les harmoniser avec la législation, l'amélioration d'une stratégie en matière de ressources humaines pour répondre à nos besoins, et la réalisation d'un examen stratégique des programmes pour améliorer nos processus opérationnels. Nous lancerons également une campagne de sensibilisation auprès des employés dans tout le pays. Notre objectif est de sensibiliser davantage nos employés quant à leurs rôles et responsabilités relativement à l'information.

Même si le parcours du changement de la GRC est long, nous avons déterminé ce que nous voulons être : une organisation saine et inclusive fournissant des services de police de pointe pour assurer la sécurité des Canadiens.

Structure organisationnelle

GRC

Depuis près de 150 ans, la GRC est le service de police national du Canada. Elle est unique au monde puisqu'elle est à la fois un service de police national, fédéral, provincial et municipal. La GRC fournit des services de police fédéraux complets à toute la population canadienne et des services de police contractuels aux trois territoires, à huit provinces, à plus de 180 municipalités et compte plus de 750 détachements dans des collectivités canadiennes, dans quelque 600 collectivités autochtones et dans trois aéroports internationaux.

Le mandat de la GRC comporte plusieurs volets, notamment prévenir la criminalité et mener des enquêtes, maintenir la paix et l'ordre, faire respecter les lois, contribuer à la sécurité nationale, veiller à la sécurité des représentants de l'État, des dignitaires en visite et des membres de missions étrangères, et fournir des services de soutien opérationnel vitaux à d'autres organismes de police et d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger.

L'organisation compte divisions (10 provinces et trois territoires, ainsi que l'École de la GRC à Regina et la Direction générale à Ottawa), qui ont toutes à leur tête un commandant divisionnaire ou un directeur général. La Direction générale est organisée selon les secteurs d'activité suivants : les services de police fédérale, les services de police contractuels et autochtones, les services de police spécialisés, la gestion générale, les ressources humaines, la vérification interne et l'évaluation, les services juridiques, le Bureau du conseiller en matière d'éthique et la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures.

Sous-direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

En 1983, la GRC a formé la Sous-direction de l'AIPRP pour prendre en charge de façon centralisée tout ce qui découlerait de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Sous-direction de l'AIPRP relève de la Direction des politiques stratégiques et relations extérieures de la GRC. Le directeur de la Sous-direction agit au nom du chef de l'organisation en qualité de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour la GRC. Le coordonnateur de l'AIPRP veille à ce que la GRC se conforme à l'esprit et à l'intention de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'à l'ensemble des règlements et lignes directrices qui en découlent.

Comme décrit ci-dessous, la Sous-direction de l'AIPRP comprend deux principaux secteurs.

Lors de l'attribution des demandes, la Sous-direction travaille en étroite collaboration avec les AL et les détenteurs de dossiers, appelés bureaux de première responsabilité (BPR). Voici quelques-unes des responsabilités assumées par les AL et les BPR :

• Les agents de liaison (AL) : Ils sont chargés de transmettre toutes les demandes d'AIPRP au personnel approprié (BPR) de leur secteur d'activité ou de leur division. Les autres responsabilités comprennent notamment les suivantes : le suivi des demandes pour s'assurer que les BPR envoient des documents conformes à la Sous-direction de l'AIPRP; la garantie que les documents sont envoyés à temps; la documentation et la communication des processus internes de la GRC en matière d'AIPRP à tous ceux qui facilitent le traitement des demandes.
• Les bureaux de première responsabilité (BPR) : Ils sont les détenteurs des dossiers. Entre autres responsabilités, ils doivent fournir des copies électroniques des documents visés par les demandes, examiner les documents pour vérifier s'il y a duplication, s'assurer que l'information entre dans le cadre de la demande, aviser la Sous direction de l'AIPRP si les documents sont volumineux, et aviser la Sous direction ou l'AL si une prorogation est nécessaire.

Équipe des politiques : Cette équipe élabore et surveille les politiques, procédures et lignes directrices internes sur la collecte, la conservation, l'élimination, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels et autres en vue de leur utilisation dans l'ensemble de la GRC. Elle offre du soutien aux analystes de l'AIPRP et au coordonnateur de l'AIPRP de la GRC, donne des conseils aux divisions et aux secteurs d'activité sur les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe aussi examine et crée des politiques internes qui tiennent compte des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que des attentes du Commissariat à la protection de la vie privée afin de s'acquitter de ses obligations par rapport à InfoSource et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au sein de la GRC.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a les pleins pouvoirs pour appliquer la Loi et pour appliquer les exceptions et les divulgations. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée est jointe à l'Annexe A.

Rendement en 2019-2020

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les renseignements demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour l'année de référence 2019 2020. Le rapport statistique complet est fourni à Annexe B.

En 2019 2020, la Sous direction de l'AIPRP de la GRC a dirigé la coordination générale des exigences de publication proactive du projet de loi C 58 pour la GRC. Elle a travaillé avec différentes unités internes qui étaient chargées des documents d'information, en veillant à ce que la GRC respecte les exigences législatives.

La Sous direction a également continué de travailler en étroite collaboration avec ses partenaires et des intervenants pour trouver des solutions et revoir les processus afin de s'assurer qu'elle répondait aux demandes des Canadiens de manière plus adéquate et plus rapide.

Incidence de la COVID-19 et measures d'atténuation

En raison de la pandémie de COVID-19, la GRC a dû relever des défis supplémentaires au cours de la période de référence. Comme pour les autres services non essentiels de la GRC, les employés de la Sous direction de l'AIPRP ont télétravaillé avec une capacité limitée au cours des deux dernières semaines de mars. Certains employés n'ont donc pas pu exercer leurs fonctions et certains ont rencontré des difficultés techniques lors du traitement des demandes. De plus, la plupart des AL et des BPR fournissaient des services essentiels et avaient des capacités limitées pour répondre à la Sous direction de l'AIPRP pendant cette période. Malgré ces difficultés, la Sous direction a mis en œuvre des mesures temporaires pour s'assurer que les Canadiens continuent de recevoir de l'information pendant cette période. Ces mesures comprenaient notamment les suivantes : mettre en œuvre des mesures de protection pour récupérer efficacement les dossiers divulgués; redéfinir les priorités des demandes afin de mieux respecter les délais; diffuser par voie électronique les consultations de moindre envergure; mettre en œuvre un retour progressif à l'attribution des tâches aux AL et aux BPR au cours du premier trimestre de l'exercice 2020-2021. De plus, les employés de la Sous direction ont continué d'ouvrir des demandes en ligne, de récupérer des documents électroniques et d'examiner des dossiers en souffrance.

Conformité

La Sous-direction de l'AIPRP a observé une légère diminution de la conformité quant au nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la LAI. Le taux de conformité a régressé, passant de 28,6 % en 2018-2019 à 24,9 %. Ce recul est attribuable aux ressources limitées de la Sous-direction de la Sous-direction pour traiter les demandes complexes et volumineuses. En outre, les ressources limitées ont connu de la difficulté grâce à une augmentation de 160 % du nombre de demandes contenant 5 000 pages pertinentes ou plus par rapport à la période de référence de 2018-2019. De plus, en raison de la pandémie de COVID-19, la capacité de la GRC a été limitée au cours des deux dernières semaines de mars.

Demandes reçues et fermées

Comme indiqué dans le rapport statistique à l'Annexe B, la GRC a reçu 4 512 nouvelles demandes en vertu de la LAI en 2019-2020. Il y a également eu 3 688 demandes provenant de la dernière période redditionnelle, pour un total de 8 200 demandes. De ce total, 4 987 ont été réglées et 3 213 ont été reportées à l'exercice financier de 2020-2021.

Comme on peut le constater ci-dessous, il y a eu une légère augmentation du nombre de demandes reçues par rapport à la dernière période de référence. À l'inverse, le nombre de demandes fermées au cours de cette période de référence a connu une hausse de 19 % comparativement à l'exercice précédent, et de 68 % par rapport à l'exercice de 2017-2018.

Charge de travail

Graphique 1: Charge de travail - Version textuelle

Graphique 1 : Charge de travail

Année	Reçues	En suspens	Terminées	Reportées
2017-2018	5 203	1 192	2 967	3 428
2018-2019	4 436	3 428	4 176	3 688
2019-2020	4 512	3 688	4 987	3 213

Sources des demandes

Au cours de l'exercice financier 2019 2020, un total de 4 512 demandes ont été reçues. Les sources de ces demandes étaient les suivantes :

• 426 (9 %) provenaient de médias;
• 120 (3 %) provenaient d'universités;
• 945 (21 %) provenaient d'entreprises;
• 198 (4 %) provenaient d'organisations; et
• 2 570 (57 %) provenaient du grand public.

Deux cent cinquante-trois (6 %) demandeurs ont refusé de s'identifier.

Sources des demandes

Graphique 2 : Sources des demandes - Version textuelle

Graphique 2 : Sources des demandes

Source	Demandes
Médias	426
Universités	120
Entreprises	945
Organisations	198
Public	2 570
Refus de s'identifier	253
Total	4 512

Pages traitées

Le niveau de production de la Sous direction quant au nombre de pages traitées en vertu de la LAI au cours de l'exercice 2019-2020 a augmenté de 75 % comparativement à l'exercice 2018-2019 et de 127 % par rapport à l'exercice 2017-2018. Cette hausse peut être attribuable à certains gains d'efficacité mis en œuvre par la Sous direction et à l'utilisation de sous traitants à temps plein.

Graphique 3 : Pages traitées - Version textuelle

Graphique 3 : Pages traitées

Nombre de demande	Demandes terminées
2017-2018	2 967
2018-2019	4 176
2019-2020	4 987

Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Au cours des trois derniers exercices financiers, la GRC a enregistré une hausse substantielle des demandes traitées comptant plus de 5 000 pages pertinentes divulguées. Pour la période actuelle de 2019-2020, on note une augmentation de 160 % du nombre de ces demandes par rapport à l'exercice 2018-2019, et de 520 % comparativement à l'exercice 2017-2018.

Graphique 4 : Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages - Version textuelle

Graphique 4 : Nombre de demandes traitées comptant plus de 5 000 pages

Année	Demandes	Pages divulguées
2017-2018	5	16 169
2018-2019	12	102 296
2019-2020	31	184 622

Délai de traitement

La Sous-direction a été en mesure de traiter un total de 1 189 demandes (24 %) en 30 jours ou moins. Au cours de la période de référence, 11 % des demandes (571) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 14 % (683) dans un délai de 61 à 120 jours, et 51 % (2 544) dans un délai de plus de 121 jours.

Graphique 5 : Délai de traitement des demandes fermées - Version textuelle

Graphique 5 : Délai de traitement des demandes fermées

Année	de 0 à 30 jours	de 31 à 60 jours	de 61 à 120 jours	121 jours et plus	Total
2017-2018	890	516	650	911	2 967
2018-2019	1101	633	522	1920	4 176
2019-2020	1 189	571	683	2 544	4 987

Prorogations de délais

La LAI permet aux institutions de proroger les délais légaux pour répondre à une demande au delà de 30 jours.

Au cours de la période de référence de 2019-2020, la GRC a demandé un total de 101 prorogations conformément à l'alinéa 9(1)a), qui concernent l'entrave au fonctionnement d'une institution. Au total, 31 prorogations ont été demandées en vertu de l'alinéa 9(1)b), qui concernent les consultations. Cette situation s'explique par l'augmentation substantielle du nombre de demandes traitées comportant plus de 5 000 pages pertinentes. Certaines de ces demandes contenaient un volume important de documents ou ont été traitées pendant l'état d'urgence d'une division (p. ex. les feux de forêt en Colombie Britannique). Des prorogations ont également été nécessaires pour des demandes complexes, qui nécessitaient de nombreuses consultations de la part de diverses unités et qui exigeaient parfois des consultations, tant à l'interne qu'à l'externe. Près de 40 % des prorogations ont été accordées pour une période de 31 à 60 jours.

Graphique 6 : Durée des prolongations par exception - Version textuelle

Graphique 6 : Durée des prolongations par exception

Durée des prolongations	30 jours et moins	de 31 à 60 jours	de 61 à 120 jours	de 121 à 180 jours	181 jours et plus	365 jours et plus
Interference with ops 9(1)(a)	21%	39%	5%	32%	3%	1%
Consultations -9(1)(b)	19%	26%	39%	13%	3%	100%

Demandes de consultation d'autres institutions

Au cours de la période de référence, la GRC a mené 529 consultations, pour un total de 65 498 pages examinées. Sur les 529 consultations effectuées, 454 ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada, et 75 d'autres organisations.

Le nombre de demandes de consultation reçues et terminées au cours des trois dernières périodes de référence est resté relativement le même. Toutefois, le nombre de pages examinées a augmenté de 80 % comparativement à la période de référence de 2018-2019, et de 133 % par rapport à l'exercice 2017-2018.

Graphique 7 : Toutes les demandes de consultation reçues et terminées - Version textuelle

Graphique 7 : Toutes les demandes de consultation reçues et terminées

Excercice financier	Demandes		Pages
	Reçues	Terminées	Reçues	Terminées
2017-2018	576	479	33 901	28 072
2018-2019	534	542	34 870	36 334
2019-2020	528	529	60 100	65 498

Rapport sur les frais d'accès a l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

En vertu de la LAI, le chef d'une institution gouvernementale peut exiger des frais pour ces services. Les frais ne peuvent excéder les coûts liés à la prestation des services. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi, la GRC renonce à tous les frais prescrits par la Loi et son règlement d'application à l'exception des frais de demande de 5 $ établis à l'alinéa 7(1)a) du Règlement. En vertu de la Loi, le chef de l'institution peut également renoncer aux frais ou à une partie des frais, ou peut rembourser des frais ou une partie des frais payés.

La Loi pour les frais de service exige qu'une institution rende compte chaque année au Parlement des frais qu'elle a perçus. Aux termes de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a perçu un total de 22 090 $ pour 4 418 demandes d'accès à l'information, et a renoncé à des frais de 470 $ pour 94 demandes d'accès à l'information.

Le coût de fonctionnement du segment d'accès à l'information de la Sous-direction de l'AIPRP est de 3,4 millions de dollars.

Formation et sensibilisation

La formation est une priorité pour la Sous-direction de l'AIPRP de la GRC. On soutient et encourage les employés à s'inscrire à divers cours afin d'acquérir des connaissances et d'améliorer leurs compétences.

Pour l'année de référence 2019-2020, les unités de la Sous-direction de l'AIPRP ont organisé régulièrement des séances d'échange de renseignements au cours desquelles les employés ont examiné et parlé des dossiers récents dans le but d'échanger des pratiques exemplaires. Un programme de mentorat informel a été mis sur pied au cours de l'exercice 2019-2020. Les analystes principaux ont joué le rôle de mentors et fourni des conseils aux analystes subalternes. Cette initiative fait partie de la stratégie en matière de ressources humaines de la Sous-direction pour la planification de la relève et le maintien en poste des employés.

Un employé de l'équipe de la Réception des demandes de la Sous-direction a encadré et formé ses pairs, ce qui a permis d'accroître la stabilité de cette unité. Tous les nouveaux employés qui se joignent à l'équipe ont profité de cet encadrement. De même, d'autres unités de la Sous-direction ont reçu une formation pour aider l'équipe de la réception des demandes en période de pointe.

Cinq séances de formation préliminaire sur l'examen des dossiers ont également été données aux membres de l'équipe de la Réception des demandes et aux analystes subalternes de la Sous-direction. Deux autres séances de formation pratique plus avancées ont été organisées après les séances initiales. Une vingtaine de participants ont assisté aux séances et se sont familiarisés avec les concepts dont ils auront besoin lors de l'examen des dossiers. Après les séances de formation pratique, les mentors ont continué de donner des orientations et des conseils aux participants.

Deux séances de formation ont été données au personnel de la Direction des adjudications en matière de recours et de déontologie de la GRC. Au total, 37 participants ont suivi cette formation qui comprenait : une introduction à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux lignes directrices et aux exceptions couramment utilisées au sein de la GRC; un examen des demandes courantes reçues pour les directions; un aperçu du rôle et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP au sein des directions. La formation comprenait également des discussions pratiques sur divers scénarios, ainsi que sur la façon dont la législation aurait une incidence sur les responsabilités des directions.

La Sous-direction a également donné une formation à six secteurs d'activité de la Direction générale de la GRC. Cette formation comprenait un examen des rôles et des responsabilités de la Sous-direction de l'AIPRP et une introduction à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la législation et aux lignes directrices. Elle englobait également un aperçu du projet de loi C-58 et de l'importance de respecter les exigences législatives en matière de divulgation proactive. Une formation similaire a également été présentée aux agents de liaison de l'Île-du-Prince-Édouard et de la Nouvelle-Écosse.

Le personnel de la Sous-direction de l'AIPRP a également reçu une formation supplémentaire lors des séances de discussion ouverte de la Sous-direction. Lors de la séance de discussion ouverte de novembre 2019, on a fait le point avec les employés sur le projet de loi C-58. Les autres séances de discussion ouverte ont porté sur les sujets suivants : les mises à jour sur les processus modifiés dans l'examen des dossiers et les exceptions concernant les casiers judiciaires.

Dans le cadre de la réponse de la direction de la Sous-direction de l'AIPRP à la vérification interne de 2018, la Sous-direction, en collaboration avec l'unité de l'Apprentissage et du perfectionnement de la GRC, a récemment commencé l'élaboration d'un cours d'introduction à l'AIPRP en ligne qui sera offert à tous les employés de la GRC. Cette formation a pour but de fournir aux employés de la GRC dans tout le pays des connaissances sur la législation et les procédures en matière d'AIPRP afin qu'ils puissent se conformer plus efficacement à la législation actuelle et aux politiques de la GRC.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Sous direction de l'AIPRP a poursuivi l'examen de ses processus afin d'en améliorer l'efficacité opérationnelle. Au cours de la période de référence de 2019 2020, la Sous direction a accompli ce qui suit :

• examiné les régimes de travail des employés et établi de nouvelles ententes de télétravail afin d'offrir plus de souplesse à son personnel de l'AIPRP;
• mis à jour les procédures opérationnelles réglementaires de l'équipe de la Réception des demandes dans le cadre de la tâche de la Sous-direction visant à officialiser ses processus internes;
• amélioré nos processus pour faciliter le transfert de dossiers au sein de la GRC;
• élaboré des lignes directrices pour éliminer son arriéré, ce qui permet d'accroître l'efficacité du traitement;
• acheté et installé de nouveaux serveurs et des systèmes informatiques de plus grande capacité, permettant à la Sous-direction d'améliorer son efficacité;
• mis sur pied un groupe de travail interne composé de divers intervenants au sein de la GRC pour l'élaboration de lignes directrices, de procédures opérationnelles réglementaires et de communiqués de sensibilisation afin de faciliter le respect des exigences en matière de divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58;
• mis sur pied et dirigé le groupe de travail interministériel pour l'élaboration de plans de continuité des activités spécifiquement pour les programmes d'AIPRP, ce qui a permis un meilleur échange de renseignements entre les ministères participants;
• lancé des conférences mensuelles avec le Bureau du commissaire à l'information, ce qui a permis de simplifier les processus.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, la GRC a continué de travailler en collaboration avec le Bureau du commissaire à l'information en vue de simplifier les processus de traitement des dossiers de plainte.

Pour permettre à la GRC de répondre plus efficacement aux plaintes reçues par l'intermédiaire du Commissariat à l'information et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, une équipe chargée des plaintes a été créée en novembre 2017. Cette équipe, dont le nombre de membres est passé de deux à sept et qui comprend maintenant quelques experts conseils, a travaillé sans relâche pour répondre aux plaintes.

La section 8 du rapport statistique (Annexe B) fournit également des données sur les plaintes reçues et fermées. Plus précisément pour la période de référence de 2019-2020, la GRC a reçu et fourni ce qui suit aux termes de la LAI :

• Concernant l'article 32, elle a reçu 384 avis, ce qui représente près de 8 % de toutes les demandes fermées au cours de la période de référence. La majorité des plaintes reçues en matière d'accès à l'information concernent des retards et des présomptions de refus, ce qui peut être attribuable au fait que la GRC accuse du retard et reçoit des demandes complexes et/ou volumineuses. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information informe officiellement l'institution de son intention d'enquêter sur une plainte reçue concernant une demande.
• Pour le paragraphe 30(5), elle a reçu cinq avis. En vertu de cet article, si le Commissariat à l'information refuse ou cesse d'enquêter sur une plainte, il en informe le plaignant, l'institution et, le cas échéant, tout tiers et le commissaire à la protection de la vie privée.
• Pour ce qui est de l'article 35, elle a fourni cinq représentations officielles. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information offre aux institutions la possibilité d'effectuer une représentation dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.
• Concernant l'article 37, elle a reçu deux « rapports de conclusions » avec des recommandations du commissaire à l'information. En vertu de cet article, le Commissariat à l'information publie un rapport de conclusions, qui peut comprendre des recommandations, pour une plainte fondée à la conclusion de l'enquête.

Recours judiciare

Au cours de la période visée par le présent rapport, une demande en vertu de l'article 41 a été soumise à la Cour fédérale et deux demandes ont été conclues.

Vérification interne du programme d'AIPRP

Une vérification interne du programme d'AIPRP a été effectuée par l'unité de Vérification et d'évaluation de la GRC. La vérification a porté sur les processus et les contrôles en place à la GRC pour assurer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La portée de la vérification inclut les activités menées du 1er avril 2016 au 31 mars 2018. On en est venu à la conclusion qu'un cadre de gouvernance était en place pour soutenir le programme, mais qu'il existait des possibilités d'améliorer les processus et les contrôles du programme.

La Sous direction de l'AIPRP examine continuellement ses processus afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience opérationnelles du programme. Plus particulièrement, pour donner suite à la vérification interne, la Sous direction élabore et fait progresser les principales améliorations du programme, qui comprendront l'examen et la mise à jour des politiques internes, l'examen des processus opérationnels, l'élaboration d'une formation et d'outils en ligne, et le perfectionnement de sa stratégie et de sa structure en matière de ressources humaines. Ces améliorations seront mises en œuvre au cours des prochaines années.

Surveillance de la conformité

La Sous-direction de l'AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires qui comprennent le taux de conformité, le nombre de plaintes et de dossiers traités à temps et en retard. On compare aussi le rendement par rapport aux services financiers précédents afin de relever les tendances. L'équipe de la direction de la Sous direction examine les rapports hebdomadaires pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports sont transmis à la dirigeante principale des politiques stratégiques et relations extérieures et, depuis peu, au dirigeant principal de l'administration de la GRC.

La Sous direction envisage actuellement divers systèmes de rapports avec la possibilité de tableaux de bord. Le nouveau système permettra de saisir et de fournir des données pertinentes pour aider la Sous direction dans sa planification tactique et stratégique.

Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'acces à l'information

Partie 1: Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.2 Exemptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4: Prorogations

Section 5: Frais

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe C - Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Date de modification :

2020-11-13