Règles de procédure du Comité consultatif de la banque nationale de données génétiques

1. Interprétation

1. Les définitions qui suivent s'appliquent aux présentes règles :
   • « Loi » La Loi sur l'identification par les empreintes génétiques.
   • « Comité » Le Comité consultatif de la banque nationale de données génétiques.
   • « statuer » ou « décision » Toute conclusion ou recommandation formulée par le Comité.
   • « intervenant » Personne qui est autorisée à intervenir lors d'une consultation publique aux termes de la règle 17.
   • « participant » Personne que le Comité invite à participer ou autorise à intervenir dans la procédure, relativement à une affaire que le Comité juge dans l'intérêt public;
   • « GRC » La Gendarmerie royale du Canada;
   • « Règlement » Le Règlement sur le comité Consultatif de la Banque nationale de données génétiques;
2. « document » Englobe les renseignements stockés par voie électronique.

Partie 1 : Généralités

2. Champ d'application, membres et employés de la GRC, quorum

1. La présente partie s'applique aux procédures suivantes :
   1. la possibilité de se faire entendre ainsi que le demande un membre ou un employé de la GRC;
   2. a possibilité de se faire entendre ainsi que le demande un organisme public ou privé ou un membre du public;
   3. les procédures dirigées par le Comité de sa propre initiative;
   4. une consultation publique dirigée par le Comité;
2. Le Comité peut autoriser les employés de la GRC à participer, ou demander à ces derniers de participer, à une procédure en vertu des présentes règles de la manière qui permettra au Comité de statuer sur l'affaire de façon équitable, simple et rapide, y compris la présentation des renseignements et des argumentations oralement ou par écrit, l'interrogation des participants et les réponses aux questions et argumentations
3. Aux fins des procédures devant le Comité en vertu des présentes règles, le quorum est constitué par cinq membres du Comité.

3. Modification des règles

1. Le Comité peut modifier ou compléter les présentes règles, afin de donner suite à une procédure d'une façon aussi simple et rapide que le permettent les circonstances et l'équité.
2. Le Comité donne suite à toute question de procédure soulevée non visée par les présentes règles, de façon aussi simple et rapide que le permettent les circonstances et l'équité.

4. Vice de forme ou de procédure

Un vice de forme ou l'inobservation d'une procédure visée dans les présentes règles qui n'entraîne pas de préjudice matériel à la personne intéressée n'invalide pas une procédure, en tout ou en partie.

5. Renonciation aux règles

1. Les participants peuvent renoncer aux droits procéduraux qui leur sont accordés dans les présentes règles.
2. À défaut de preuve contraire, le participant qui omet de se prévaloir d'un droit procédural accordé dans les présentes règles est réputé avoir renoncé à ce droit.

6. Délais

Si les présentes règles indiquent qu'un délai doit être fixé dans une ordonnance ou un avis du Comité, le délai fixé doit prévoir le déroulement de la procédure de façon aussi simple et rapide que le permettent les circonstances et l'équité.

7. Transmission des documents

1. À moins d'indication contraire dans les présentes règles, la remise, l'expédition, la notification, la signification ou le dépôt exigé ou permis en vertu des présentes règles peut être effectué de l'une des façons suivantes :
   1. par porteur, par courrier ordinaire, par courrier recommandé ou par service de messagerie;
   2. par télécopieur, si le destinataire dispose des installations nécessaires;
   3. par toute autre méthode à laquelle consent le destinataire.
2. Tout document transmis par télécopieur doit comprendre les renseignements suivants :
   1. le nom, l'adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur de l'expéditeur;
   2. la date et l'heure de la transmission;
   3. le nombre total de pages transmises;
   4. le nom, l'adresse et les numéros de téléphone et de télécopieur du destinataire;
   5. le nom, l'adresse et les numéros de téléphone et de télécopieur de la personne avec qui communiquer en cas de problèmes de transmission.

8. Dépôt des documents

1. Sous réserve du paragraphe (2), les documents dont le dépôt est exigé en vertu des présentes règles doivent être déposés au bureau du président.
2. Au cours d'une procédure, un document peut être déposé auprès du membre présidant le Comité qui instruit ou examine l'affaire.
3. À défaut de preuve contraire, la date du dépôt d'un document est celle de sa réception par le Comité, telle qu'elle est indiquée
   1. a) par la date estampillée sur le document par l'employé du bureau qui fournit un soutien au Comité, dans le cas d'un document déposé conformément à l'alinéa 7(1)a);
   2. par la date qui figure sur la page couverture de la télécopie imprimée par le télécopieur du Comité, dans le cas d'un document déposé sous forme de télécopie.

9. Langues officielles

1. Sous réserve du paragraphe (2), les documents donnés au Comité doivent être rédigés dans au moins l'une des deux langues officielles.
2. Une personne peut remettre un document dans une autre langue qu'une des deux langues officielles, si elle l'accompagne d'une traduction dans au moins une des deux langues officielles et d'un affidavit attestant la fidélité de la traduction.

10. Confidentialité

1. Sous réserve du paragraphe (2), le Comité peut au cours de toute procédure, selon le cas, prendre les mesures décrites au paragraphe (3) pour protéger les renseignements dans les cas suivants :
   1. les renseignements ont trait à la sécurité nationale;
   2. il s'agit de renseignements financiers, commerciaux, scientifiques, techniques, personnels ou autres de nature confidentielle, qui sont traités comme tels de façon constante, et la personne touchée n'a pas consenti à leur divulgation;
   3. la divulgation des renseignements risque de mettre en danger la vie, la liberté ou la sécurité d'une personne;
   4. la communication des renseignements risque d'entraver une enquête ou de révéler des techniques d'enquête.
2. Le Comité peut prendre les mesures mentionnées au paragraphe (3) dans les conditions suivantes :
   1. la protection des renseignements l'emporte sur leur consultation et leur divulgation dans l'intérêt public;
   2. les mesures sont conçues de façon à ne pas nuire à la nature publique de la procédure sauf dans la mesure nécessaire pour protéger adéquatement les renseignements.
3. Le Comité peut notamment exiger :
   1. que la procédure en tout ou en partie se déroule à huis clos, en présence des participants uniquement, à l'exclusion de tout membre du public;
   2. que la publication de l'information donnée au Comité soit limitée ou interdite;
   3. que la divulgation de l'information que donne ou reçoit le Comité soit interdite ou limitée à certains ou à tous les participants.

11. Invitations

1. Dans le cas d'une consultation publique effectuée par le Comité, un participant peut demander au Comité d'être invité en présentant une demande par écrit avant le début de la procédure ou une demande orale au cours de la procédure, mais dans tous les cas dès que le participant prend connaissance des circonstances donnant lieu à la demande.
2. La demande d'invitation doit préciser ce qui suit :
   1. les motifs de l'invitation;
   2. la pertinence entre l'affaire et l'information, le dossier ou la chose qu'apporte l'invité;
   3. la raison pour laquelle l'invité est la personne compétente à apporter l'information, le dossier ou la chose.
3. L'invitation doit être remise directement à l'invité au moins sept jours avant la date de sa participation à la consultation publique.
4. Si une consultation publique est ajournée sans que la date de sa reprise soit annoncée, le Comité doit informer toutes les personnes qu'il a invitées de la date de sa reprise :
   1. soit au moins cinq jours avant la date à laquelle la personne doit se représenter;
   2. soit dans un délai juste et raisonnable dans les circonstances, si le Comité donne un préavis de moins de cinq jours de la date de reprise.

12. Ajournements

Le Comité peut, à la demande d'un participant ou de sa propre initiative, ajourner une procédure, aux conditions que le Comité juge nécessaires pour assurer un examen rapide, simple et équitable de l'affaire.

13. Tenue des dossiers

1. Le Comité doit tenir un dossier de ce qui suit relativement à chaque procédure :
   1. les documents qui ont amorcé la procédure;
   2. les préavis donnés par le Comité;
   3. les preuves documentaires, argumentations écrites ou autres documents déposés auprès du Comité;
   4. la décision finale du Comité;
   5. la transcription de la procédure consignée par le Comité;
   6. les renseignements pertinents que le Comité ordonne de verser au dossier.
2. Sous réserve de toute mesure prise en vertu de la règle 10, le dossier prévu au paragraphe (1) doit être accessible aux participants et au public.

Partie 2 : Consultations publiques

14. Champ d'application

La présente partie porte sur les consultations publiques tenues par le Comité.

15. Avis de consultation publique

1. Le Comité qui tient une consultation publique sur toute affaire en vertu de la présente partie peut tenir l'audience en une journée ou plus et à un endroit ou plus.
2. Le Comité doit informer les participants de la tenue d'une consultation publique au moins 60 jours avant le début de la procédure.
3. Le Comité informe aussi le public au moins 60 jours avant le début de la procédure, de la façon qu'il juge le plus susceptible de porter le préavis à l'attention des personnes intéressées.
4. Les préavis mentionnés aux paragraphes (2) et (3) doivent comprendre :
   1. une description de l'affaire examinée;
   2. si le Comité entend tenir la consultation publique en une journée, la date, l'heure et le lieu de la consultation publique;
   3. si le Comité entend tenir la consultation sur plus d'une journée, les dates, heures et lieux de la consultation publique, s'ils sont connus;
   4. l'obligation pour les personnes qui veulent participer à la procédure d'aviser le Comité conformément à la règle 16;
   5. la manière dont les personnes peuvent demander d'intervenir, conformément à la règle 17;
   6. le nom et l'adresse des personnes à qui doivent être envoyées des copies des renseignements et argumentations écrites déposés ou à déposer auprès du Comité, en vue de leur examen lors de la consultation publique.

16. Participation

1. Le participant invité à comparaître lors d'une consultation publique doit déposer auprès du Comité, au moins 30 jours avant le début de la consultation publique, un avis comprenant :
   1. une déclaration de l'intention du participant de comparaître et, si le participant est représenté par un avocat ou mandataire, le nom, l'adresse et les numéros de téléphone et de télécopieur de l'avocat ou du mandataire;
   2. une copie des renseignements documentaires et argumentations écrites que le participant présentera au Comité lors de la consultation publique, ainsi qu'une liste des témoins proposés par le participant.
2. Une copie des renseignements documentaires et des argumentations écrites que les employés de la GRC présenteront au Comité lors de la consultation publique doit être déposée auprès du Comité au moins 30 jours avant le début de la consultation publique.
3. Si la consultation publique s'échelonne sur deux jours, le Comité doit examiner à chaque jour les renseignements documentaires et les argumentations écrites déposés en vertu du paragraphe (1) ou (2), et les participants et leurs témoins doivent être invités à participer aux deux journées, à moins d'indication contraire du Comité pour assurer l'examen équitable, simple et rapide de l'affaire.

17. Intervention

1. Si une demande d'intervention lors d'une consultation publique est déposée auprès du Comité conformément aux paragraphes (2) et (3), le Comité, sous réserve des présentes règles, peut autoriser les personnes suivantes à participer à titre d'intervenants, de la manière et dans la mesure que le Comité juge qu'elles lui permettront de statuer sur l'affaire dont il est saisi de façon équitable, simple et rapide :
   1. la personne qui a un intérêt dans l'affaire examinée;
   2. la personne qui possède une expertise dans l'affaire ou des renseignements qui pourraient aider le Comité à prendre une décision.
2. Si l'avis de consultation publique donné en vertu de la présente partie mentionne que la consultation durera une journée, la demande d'intervention doit être déposée auprès du Comité avant la date de dépôt précisée dans l'avis.
3. Si l'avis d'audience publique donné en vertu de la présente partie mentionne que la consultation s'échelonnera sur deux jours, la demande d'intervention doit être déposée auprès du Comité au moins trente jours avant le deuxième jour;
4. La demande d'intervention doit inclure :
   1. le nom, l'adresse et les numéros de téléphone et de télécopieur du demandeur;
   2. si le demandeur se fait représenter par un avocat ou un mandataire, le nom, l'adresse et les numéros de téléphone et de télécopieur de l'avocat ou du mandataire;
   3. une description de la manière dont le demandeur satisfait au moins à l'une des conditions d'intervention énoncées au paragraphe (1);
   4. une déclaration précisant si le demandeur veut intervenir sous forme d'argumentation écrite seulement ou d'argumentation écrite et de présentation orale, ainsi qu'une copie des renseignements et de l'argumentation.
5. Si la consultation publique doit s'échelonner sur deux jours ou plus, le Comité examine lors de la deuxième journée ou de la journée mentionnée dans un avis connexe, les argumentations écrites et présentations orales de la personne autorisée à intervenir.

18. Demande de décision

1. En tout temps avant le début d'une consultation publique, un participant peut déposer une demande auprès du Comité en vue d'obtenir une décision sur une question particulière en exposant la question et les motifs de la décision sollicitée.
2. Lors du dépôt auprès du Comité d'une demande de décision, le participant qui fait la demande doit en signifier une copie
   1. aux autres participants, s'il y a lieu;
   2. à la personne qui demande l'autorisation d'intervenir, si le participant s'oppose à sa demande d'intervention.
3. En tout temps pendant la consultation publique, un participant peut faire au Comité une demande orale de décision sur une question particulière en expliquant la question et les motifs de la décision sollicitée.
4. Le Comité rend sa décision après avoir donné aux personnes concernées la possibilité de présenter leurs vues sur la demande.

19. Signification

1. Un document devant être signifié à personne en vertu des présentes règles est signifié
   1. à un particulier, en laissant une copie du document à ce dernier ou à son représentant autorisé, ou en l'absence d'un représentant, à une personne qui accepte la signification et qui paraît être âgée de plus de 18 ans;
   2. dans le cas d'un partenariat ou autre association de personnes non constituée en société, en laissant une copie du document à la personne que le partenariat ou l'association a désignée au Comité en tant que représentant pour l'affaire en question, ou en l'absence de personne ainsi désignée, à une personne qui accepte la signification et qui paraît être âgée de plus de 18 ans;
   3. à une personne morale, en laissant une copie du document au directeur ou mandataire de la personne morale, à tout employé de la personne morale qui se trouve au lieu d'affaires de la personne morale et qui est responsable de la gestion du lieu d'affaires, ou en l'absence de pareille personne, à une personne qui accepte la signification et qui paraît être âgée de plus de 18 ans.
2. Un document signifié par courrier ordinaire ou par courrier recommandé doit être signifié à l'adresse postale normale qui figure dans le document le plus récent déposé auprès du Comité.
3. La date de signification du document est
   1. la date de livraison, dans le cas d'un document signifié à personne;
   2. si le document est signifié par courrier ordinaire, dix jours après la date de mise à la poste à moins que des renseignements n'indiquent une autre date, auquel cas la date de signification est la date ainsi indiquée;
   3. si le document est signifié par transmission électronique, la date de réception qui figure dans la version télécopiée ou électronique du document traitée par le télécopieur ou l'ordinateur du destinataire.
4. Si les règles exigent la signification d'un document, le Comité peut, pour faciliter l'examen équitable, simple et rapide de l'affaire, exiger qu'une preuve de signification soit déposée auprès du Comité.
5. La preuve de signification peut être démontrée au moyen
   1. d'un accusé de réception de signification signé par la personne à qui le document est signifié ou en son nom;
   2. un affidavit de signification indiquant le nom de la personne qui a signifié le document et la date, le lieu et le mode de signification.

20. Préavis

Les renseignements qui ne sont pas donnés conformément aux présentes règles sont jugés avoir été donnés de façon pertinente s'il est démontré que les renseignements ou leur teneur ont été portés à l'attention de la personne à qui ils devaient être donnés, dans le délai exigé.

21. Présentation des renseignements et Argumentations

1. Lors d'une consultation publique, le Comité, sous réserve des présentes règles, peut autoriser chaque participant à présenter des renseignements et des argumentations sur le sujet oralement ou par écrit, et à interroger les autres participants et tout témoin et à répliquer aux arguments soulevés, de la manière et dans l'ordre qui permettront au Comité d'examiner l'affaire dont il est saisi de façon équitable, simple et rapide.
2. La personne qui fait une présentation orale lors d'une consultation doit avoir respecté les exigences relatives au dépôt des documents de la règle 16 ou 17, selon le cas.
3. La personne qui a déposé des documents auprès du Comité conformément à la règle 16 peut déposer auprès du Comité, au moins sept jours avant le début d'une audience publique, d'autres documents nécessaires pour compléter ou modifier les documents déposés au départ.

22. Décision

Le comité fait connaître sa décision relativement à l'affaire visée par une consultation publique en envoyant une copie de la décision aux participants.

Partie 3 : Possibilité de se faire entendre par le comité

23. Champ d'application

La présente partie porte sur la possibilité de se faire entendre par le Comité, lorsque la partie 2 ne s'applique pas.

24. Préavis

1. Le Comité informe la personne ou l'organisme de la possibilité de se faire entendre.
2. L'avis doit préciser
   1. le sujet visé par la possibilité de se faire entendre;
   2. les délais pour le dépôt des argumentations et des renseignements auprès du Comité;
   3. le nom et l'adresse des personnes à qui des copies des renseignements et des argumentations écrites doivent être envoyées, ainsi que les délais d'expédition.
3. Le Comité doit accorder la possibilité de se faire entendre oralement, au moyen d'argumentations écrites ou de toute autre manière qui lui permettra de statuer de façon équitable, simple et rapide sur les questions dont il est saisi.

25. Décision du Comité

Le Comité fait connaître sa décision relativement à l'affaire visée par la possibilité de se faire entendre en vertu de la présente partie, en envoyant une copie de la décision à la personne ou à l'organisme et à toute autre personne qui est intervenue dans la procédure.

26. Entrée en vigueur

Les présentes règles entrent en vigueur à la date de leur approbation par le Comité. Ces règles de procédure peuvent être modifiées à la date et de la manière que détermine le Comité.

Date de modification :

2004-11-24