Vérification des outils de gouvernance des projets majeurs de la Police fédérale

Rapport final épuré

Mars 2022

• Abréviations
• Sommaire
• Réponse de la direction
• 1.0 Renseignements généraux
  • 1.1 Contexte de la vérification
• 2.0 Objectif, portée et méthode
  • 2.1 Objectif
  • 2.2 Portée
  • 2.3 Méthode
  • 2.4 Énoncé de conformité
• 3.0 Observations
  • 3.1 Mécanismes de surveillance
  • 3.2 Mécanismes divisionnaires
  • 3.3 Activités de suivi et de rapport
• Annexe A – Objectif et critères de la vérification
• Annexe B – Plan d'action de la direction
• Notes

Abréviations

Comité de priorisation

Comité permanent sur la priorisation et la gouvernance des projets majeurs de la Police fédérale à la Direction générale

DG

Direction générale

GEPF

Groupe de l'évaluation de la Police fédérale

GIOPF

Gestion de l'information opérationnelle de la Police fédérale

GRC

Gendarmerie royale du Canada

GRPF

Gestion des ressources de la Police fédérale

GSCS

Groupe de soutien en matière de connaissance de la situation

Guide de l'utilisateur

Guide de l'utilisateur de l'outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs

OCPF

Opérations criminelles de la Police fédérale

OREC

officier responsable des enquêtes criminelles

Outil de priorisation

Outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs de la Police fédérale

PDF

Portable Document Format

PF

Police fédérale

projet coté

projet auquel un niveau de priorité a été attribué

SCPF

sous-commissaire à la Police fédérale

SIRP

Système d'incidents et de rapports de police

SIRPP

Système d'incidents et de rapports de police protégé

TBP

tableau de bord des priorités

Sommaire

Contexte

Les Opérations criminelles de la Police fédérale (OCPF) à la Direction générale (DG) assurent la surveillance et la gouvernance des enquêtes sur le crime grave et organisé, la criminalité financière, la cybercriminalité et l'intégrité des frontières. L'Outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs (Outil de priorisation) a été établi en 2013 pour aider les dirigeants de la Police fédérale (PF) à déterminer la meilleure façon de répartir leurs ressources d'enquête en fonction des menaces et des activités criminelles qui constituent les priorités les plus importantes pour le pays. Il s'agit d'une méthode d'évaluation de la rentabilité qui tient compte de plusieurs variables permettant de juger de l'importance globale (profil) du projet, des ressources qu'il nécessitera et de l'avantage net qu'il représente à la lumière des priorités de la PF. Le niveau de priorité attribué au projet correspond à l'urgence de s'attaquer à la menace criminelle en question.

La mise en œuvre de l'Outil de priorisation s'inscrit dans le cadre de gouvernance de la PF. En 2021, les responsables de l'initiative de transformation de la PF se penchaient sur les façons d'amener la PF à mieux s'adapter à la complexité et à l'évolution constante du contexte opérationnel.

Pourquoi c'est important

Le contexte actuel du travail policier est complexe et change rapidement devant la nécessité de lutter contre des réseaux criminels d'envergure mondiale qui posent d'importants risques pour la sécurité des Canadiens. Les projets majeurs requièrent l'engagement soutenu d'une ou de plusieurs équipes d'enquêteurs sur de longues périodes. Les ressources étant limitées, la priorisation des menaces criminelles les plus importantes permet à la GRC d'organiser ses ressources de manière à concentrer ses efforts sur les activités criminelles de priorité élevée. L'Outil de priorisation soutient la gouvernance de la PF en assurant la connaissance des enquêtes fédérales menées dans toutes les divisions.

Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif de déterminer s'il y avait en place un solide cadre de gouvernance des projets majeurs qui comportait des organes de surveillance efficaces, des politiques et des procédures clairement établies, ainsi que des mécanismes de suivi et de rapport concernant les principaux indicateurs de rendement. Elle a porté sur l'utilisation de l'Outil de priorisation pendant la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2020.

Elle ne s'est pas intéressée aux ressources affectées aux projets majeurs menés dans les différentes divisions.

Constatations

Les aspects suivants de l'utilisation de l'Outil de priorisation exigent l'attention de la direction. Les observations et les recommandations détaillées sont fournies dans le rapport qui suit le présent sommaire.

Observation 1

La PF a établi un processus de priorisation national pour appuyer la gouvernance. Il y aurait moyen d'améliorer les mécanismes de surveillance afin de garantir que l'Outil de priorisation permet d'affecter les ressources aux menaces les plus importantes, comme il est censé le faire.

Observation 2

Des mécanismes sont en place dans les divisions pour assurer le respect des exigences du processus de priorisation national. En améliorant ce processus de manière qu'il permette de connaître l'état d'avancement des projets cotés (c'est-à-dire auxquels un niveau de priorité a été attribué), la PF pourrait exercer une meilleure surveillance à l'égard des projets majeurs.

Observation 3

Il n'est pas possible d'obtenir des données exactes et fiables sur le rendement pour soutenir la surveillance du processus de priorisation. Il y aurait moyen d'améliorer les activités de suivi et de rapport pour faciliter cette surveillance.

Opinion générale de l'équipe de vérification

La PF a mis en place un processus national de priorisation des projets majeurs afin de soutenir la gouvernance, mais il présente des lacunes. Le processus comprend l'Outil de priorisation, la surveillance exercée par le Comité permanent sur la priorisation et la gouvernance des projets majeurs de la PF à la Direction générale (le Comité de priorisation), un guide sur l'utilisation de l'Outil de priorisation et des exigences de rapport.

Il serait possible de renforcer le processus et d'en combler les lacunes afin qu'une surveillance nationale soit assurée et que les menaces criminelles soient évaluées en tenant compte du contexte opérationnel du pays entier. Le processus de priorisation laisse aux divisions le soin de décider à quel moment elles soumettront un projet aux fins de priorisation, ce qui rend plus difficile l'exercice d'une gouvernance nationale. En conséquence, les divisions déterminent les priorités auxquelles elles entendent s'attaquer et présentent leurs projets aux fins de priorisation sans avoir pleinement connaissance des priorités nationales. Le fait de ne pas avoir en tout temps un portrait suffisamment clair des projets proposés peut réduire la capacité de la PF à exercer une surveillance ou à déterminer s'il y aurait lieu de mettre fin à un projet. [***]

Il y aurait moyen d'améliorer le processus de priorisation en resserrant les exigences relatives à la consultation précoce entre les divisions et les programmes concernés, en déterminant si les pointages sont utiles à l'évaluation du niveau de priorité, en établissant les rôles et les responsabilités de suivi et en conseillant les utilisateurs sur les améliorations à apporter. De plus, l'établissement de modalités pour mettre à jour l'état des projets cotés permettrait d'obtenir des renseignements exacts sur leur avancement et d'en avoir une meilleure vue d'ensemble afin de soutenir la gouvernance.

Prochaines étapes

La réponse de la direction au présent rapport et son plan d'action connexe témoignent de la détermination des cadres supérieurs à donner suite aux conclusions et recommandations découlant de la vérification. La Vérification interne de la GRC surveillera la mise en œuvre du plan d'action et réalisera une vérification complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

La direction de la PF appuie les recommandations et les observations formulées à la suite de la vérification de ses outils de gouvernance des projets majeurs.

Il est entendu que le processus de priorisation de la PF est nécessaire pour répondre à nos besoins, mais qu'il doit aussi évoluer. Les conclusions issues de la vérification n'ont rien de surprenant; au contraire, elles viennent appuyer les arguments de la PF en faveur de la nécessité d'apporter des changements.

Une fois mis en œuvre, les correctifs requis en ce qui concerne notamment la qualité des données et l'écart entre les priorités divisionnaires et les priorités nationales favoriseront des discussions internes approfondies sur la gouvernance ainsi que l'examen des rôles et responsabilités établis.

La PF remercie l'équipe de vérification de son travail et lui accorde son plein appui.

Le processus de priorisation de la PF est essentiel à l'atteinte de l'état futur désiré et à notre rendement opérationnel.

Comme prochaines étapes, la PF dressera un plan d'action approprié qui répondra à chacune des observations et des recommandations issues de la vérification.

Merci à l'équipe pour son excellent travail.

La direction de la PF.

1.0 Renseignements généraux

1.1 Contexte de la vérification

Les Opérations criminelles de la Police fédérale (OCPF) à la Direction générale (DG) assurent la surveillance et la gouvernance des enquêtes sur le crime grave et organisé, la criminalité financière, la cybercriminalité et l'intégrité des frontières. Vu la complexité et la technicité des crimes qui relèvent du mandat de la Police fédérale (PF), celle-ci doit concentrer ses ressources et ses efforts opérationnels sur les plus grands risques.

En 2013, la PF de la GRC a élaboré l'Outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs (Outil de priorisation) comme moyen d'orienter ses ressources d'enquête vers les projets d'envergure ciblant les menaces criminelles les plus importantes. L'Outil de priorisation est un formulaire accessible dans l'Infoweb ^{Note de bas de page 1} de la GRC qui permet d'évaluer la priorité globale d'un projet en fonction d'une série de variables.

Il offre aux cadres divisionnaires une méthode structurée pour évaluer leurs projets d'enquête et orienter leurs efforts vers les activités de la PF qui sont les plus prioritaires dans leur division. Le Groupe de l'évaluation de la PF (GEPF), qui relève de la Gestion de l'information opérationnelle de la PF (GIOPF), appuie le travail du Comité permanent sur la priorisation et la gouvernance des projets majeurs de la PF à la Direction générale (le Comité de priorisation) et le cycle d'établissement des priorités pour tous les projets d'envergure. Le Comité de priorisation veille à ce que les projets majeurs de la PF soient consacrés aux menaces criminelles qui portent le plus grand préjudice au Canada. Le processus relatif à l'Outil de priorisation est résumé dans la figure 1.

Le plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques qu'a approuvé la commissaire pour la période allant de 2019 à 2024 prévoyait la vérification des outils de gouvernance des projets majeurs de la PF.

Figure 1 – Processus national relatif à l'Outil de priorisation ^{Note de bas de page 2}

Figure 1 – Processus national relatif à l'Outil de priorisation - Version texte

Diagramme illustrant le processus relatif de l'Outil de priorisation.

L'Outil de priorisation calcule le pointage relatif à la priorité en soustrayant le pointage relatif aux ressources nécessaires du pointage relatif au profil.

• L'Outil présente une série de variables permettant d'évaluer la priorité globale d'un projet.
• Les cadres divisionnaires évaluent leurs projets en fonction de ces variables au moment de remplir l'Outil.

Trois groupes interviennent dans le processus :

• Tout d'abord, les divisions qui :
  • remplissent l'Outil de priorisation;
  • évaluent leur projet en fonction des variables proposées dans les listes déroulantes. L'Outil établit un pointage relatif à la priorité;
  • envoient l'Outil et le formulaire 2350 (Planification et rapport d'enquête) dûment remplis au Groupe de l'évaluation de la PF aux fins d'examen.
• Puis, le Groupe de l'évaluation de la Police fédérale, qui :
  • est dirigé par un inspecteur et a pour rôle d'appuyer le travail de gouvernance du Comité et le cycle de priorisation;
  • examine l'Outil présenté par la division;
  • remplit l'Outil et établit un pointage relatif à la priorité;
  • détermine si le projet est prêt à être présenté au Comité de priorisation;
  • attribue le niveau 8 aux projets rejetés ou non priorisés, ou envoie ceux qui sont acceptés au Comité de priorisation.
• Enfin, le Comité de priorisation, qui :
  • est présidé par le directeur général des OCPF;
  • compte le directeur/off. resp. de la Lutte contre le crime organisé et les crimes graves, de la Cybercriminalité et de l'Intégrité des frontières des OCPF, ainsi que de la Sécurité nationale de la PF. Des représentants des Opérations secrètes, de la GIOPF, des Politiques stratégiques et de la Police internationale de la PF ainsi que des secteurs du renseignement et du soutien peuvent aussi y siéger à la discrétion du président;
  • le Comité attribue au projet un niveau de priorité correspondant à l'urgence de la menace criminelle (selon les définitions données dans le Guide de l'utilisateur de l'outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs. Il convient de noter que les projets de niveau 3 correspondent normalement à des enquêtes relevant du mandat de la PF qui en sont au stade de la collecte de renseignements).

Les projets examinés par le Comité de priorisation sont classés dans l'un des quatre niveaux :

• Les projets prioritaires sont classés au niveau 1
• Les projets importants sont classés au niveau 2
• Les projets non prioritaires sont classés au niveau 3
• Les projets non priorisés sont classés au niveau 9

Les exigences en matière de surveillance et de rapports sont déterminées en fonction du niveau :

• Les projets de niveau 1 nécessitent beaucoup de surveillance et d'orientation de la DG et doivent habituellement faire l'objet d'un rapport tous les 14 jours.
• Les projets de niveau 2 nécessitent une certaine surveillance et orientation de la DG et doivent habituellement faire l'objet d'un rapport tous les 28 jours.
• Les projets de niveau 3 peuvent ne nécessiter aucune surveillance et l'exigence de rapport est laissée à la discrétion du Comité.
• Les projets de niveau 8 et 9 n'exigent ni surveillance ni rapport.

2.0 Objectif, portée et méthode

2.1 Objectif

La vérification visait à déterminer s'il y avait en place un solide cadre de gouvernance des projets majeurs qui comportait des organes de surveillance efficaces, des politiques et des procédures clairement établies, ainsi que des mécanismes de suivi et de rapport concernant les principaux indicateurs de rendement.

2.2 Portée

La vérification a porté sur l'utilisation de l'Outil de priorisation pendant la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2020.

Elle ne s'est pas intéressée aux ressources affectées aux projets majeurs menés dans les différentes divisions.

2.3 Méthode

La vérification s'est déroulée de septembre 2020 à juillet 2021. L'équipe de vérification a eu recours à diverses techniques, notamment la tenue d'entrevues, l'examen de documents, l'analyse de données et l'examen de dossiers.

Plus précisément, l'équipe a :

• mené des entrevues avec des employés clés des OCPF et de la Gestion des ressources de la PF (GRPF) ainsi qu'avec des représentants de la PF dans les divisions C, E, K et O;
• examiné des documents d'orientation liés au processus de priorisation national pour évaluer la surveillance du processus, l'utilisation de l'Outil de priorisation et les mécanismes de suivi et de rapport établis;
• effectué des analyses de données pour voir si les projets majeurs cotés (c'est-à-dire auxquels un niveau de priorité a été attribué) qui se mènent dans les divisions correspondent aux projets dont font état les rapports nationaux;
• examiné un échantillon de 25 projets majeurs auxquels un niveau de priorité avait été attribué entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2020 pour voir si leur évaluation était conforme au processus de priorisation national (voir le tableau 1 ci-dessous).

Les critères de vérification sont expliqués en détail à l'Annexe A.

2.4 Énoncé de conformité

La mission de vérification est conforme aux normes applicables du Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et de la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

3.0 Observations

3.1 Mécanismes de surveillance

Processus de priorisation national

La vérification a permis de constater que la PF avait établi un processus de priorisation national à l'appui de la gouvernance afin de déterminer la meilleure façon d'affecter les ressources aux menaces criminelles les plus importantes.

Outre les explications générales données sous la rubrique 1.1, le Guide de l'utilisateur de l'outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs (le Guide de l'utilisateur) précise que chaque division exerce sa propre discrétion pour déterminer à quel moment un projet doit être soumis pour priorisation. Selon les consignes établies à l'égard du processus, il faut envisager cette démarche dès que le projet répond aux critères établis pour les projets majeurs fédéraux.

Le document qui énonce le mandat du Comité de priorisation confère à ce dernier le pouvoir d'attribuer un niveau de priorité à chaque projet majeur et d'établir les exigences de rapport connexes aux fins de gouvernance et de surveillance. En date d'août 2020, les officiers responsables des enquêtes criminelles (OREC) de la PF dans les divisions et leurs équipes assistaient aux réunions du Comité de priorisation lorsque leurs projets étaient à l'étude. Les représentants divisionnaires avaient alors l'occasion de fournir des renseignements à jour sur leurs projets. Ces réunions donnaient lieu aux résultats suivants :

• désignation d'un réviseur du programme concerné des OCPF pour participer à la surveillance du projet (ou d'un réviseur de la Sécurité nationale de la PF, dans le cas des projets liés à la sécurité nationale);
• production d'un rapport de décision faisant état du pointage relatif à la priorité, du niveau attribué et des exigences de rapport, et expliquant brièvement la décision quant au niveau de priorité;
• attribution d'un niveau de priorité (1, 2 ou 3) au projet afin que la division poursuive l'enquête et en documente la progression dans le Système d'incidents et de rapports de police (SIRP) ^{Note de bas de page 3} ou un autre système de gestion de dossiers approuvé par la GRC. On peut demander à faire revoir la priorité d'un projet si un changement important survient dans l'enquête.

Les consignes fournies dans l'Infoweb de la GRC précisent que les enquêtes sur les projets de niveaux 1 et 2 sont laissées à la discrétion de l'OREC, mais que la direction de la division concernée peut décider, pour des motifs qui lui sont propres, de faire avancer un projet de niveau 3. C'est aux divisions que revient la responsabilité ultime de gérer leurs ressources d'enquête et leurs priorités en tenant compte des priorités de la PF.

Bien que la PF ait établi un processus national pour la priorisation des projets majeurs, la vérification a permis de relever certains éléments qui pourraient être améliorés. Les divisions doivent indiquer dans l'Outil de priorisation si elles ont consulté le directeur du programme ou le réviseur des OCPF. L'examen de l'échantillon de projets majeurs a révélé que, dans la plupart des cas (18 sur 25), la division n'avait pas effectué cette consultation. Cela signifie que les réviseurs des OCPF ont eu peu d'échanges avec la division concernée avant la présentation du projet au GEPF. La division a le pouvoir de décider à quel moment un projet doit être soumis aux fins de priorisation, mais selon l'information que les employés divisionnaires interviewés ont fournie à l'équipe de vérification, certaines enquêtes sont déjà très avancées au moment de la demande de priorisation. Il est donc possible que des divisions travaillent à leurs priorités sans consulter les programmes concernés.

Lorsque le Comité de priorisation se penche sur un nouveau projet, il n'est pas informé de l'état d'avancement des autres projets cotés que mène déjà la division. Par conséquent, le Comité de priorisation examine les nouveaux projets sans tenir compte de la charge de travail actuelle que représentent ces autres dossiers ni de l'incidence qu'un projet nouvellement coté pourrait avoir sur l'affectation des ressources en général.

Examen et validation des projets majeurs

L'équipe de vérification a constaté que la PF avait établi un processus de validation pour soutenir l'examen des projets majeurs. Selon ce processus, le GEPF doit accomplir les tâches suivantes :

• Examiner chaque Outil de priorisation et chaque plan opérationnel présentés par une division. Ces documents portent sur les projets que l'OREC de la PF a déjà approuvés afin que sa division y travaille.
• Remplir de son côté un deuxième Outil de priorisation pour le projet, ce qui donne lieu à un deuxième pointage relatif à la priorité. Ce pointage indique l'importance globale du projet par rapport aux priorités de la PF.
• Décider, en consultation avec le programme concerné des OCPF, si le projet est prêt à être présenté au Comité de priorisation. Si le GEPF estime que le projet n'est pas prêt ou qu'il ne satisfait pas aux critères établis pour les projets majeurs, il y attribue le niveau 8 et explique à la division pourquoi le projet ne sera pas soumis. La direction de la division peut décider si elle continuera à y travailler.
• Lorsqu'un projet est jugé conforme aux critères établis, présenter au Comité de priorisation les outils de priorisation remplis à son égard par la division et par le GEPF ainsi que le plan opérationnel s'y rapportant.

L'équipe de vérification n'a trouvé aucune indication que le GEPF consultait la division avant la réunion du Comité de priorisation lorsque l'Outil de priorisation rempli par lui donnait un résultat différent de celui auquel était arrivée la division. Même si le Comité de priorisation examine les deux outils de priorisation, c'est le pointage relatif à la priorité établi par le GEPF qui est consigné dans le rapport de décision visant le projet. L'analyse des projets inclus dans l'échantillon a révélé que le GEPF avait modifié le pointage de l'Outil de priorisation sans consulter la division dans 22 cas sur 25. Il a réduit le pointage établi par la division à l'égard de 17 projets, l'a augmenté à l'égard de cinq projets et l'a maintenu à l'égard d'un projet. Aucun pointage n'a été établi pour les deux autres projets, le GEPF y ayant attribué le niveau 8 (rejet).

Analyse des pointages

Il ressort de la vérification que le pointage relatif à la priorité ne présente aucune corrélation avec le niveau attribué aux projets. Selon l'analyse des 153 projets majeurs auxquels un niveau de priorité a été attribué entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2020, les pointages relatifs à la priorité varient énormément parmi les projets d'un même niveau. Comme le montre le figure 2 ci-dessous, ces pointages vont de 430 à 2 680 pour les projets de niveau 1, de 730 à 2 400 pour les projets de niveau 2 et de 330 à 2 050 pour les projets de niveau 3.

Il serait raisonnable de s'attendre à ce que les pointages baissent graduellement d'un niveau de priorité à l'autre, mais comme on le voit dans le figure 2, la fourchette des pointages est semblable pour tous les niveaux, et il existe d'importants chevauchements. Par exemple, le pointage le plus faible pour un projet de niveau 1 était de 430, alors que le pointage le plus faible pour un projet de niveau 2 était de 730, ce qui dépassait le pointage établi pour certains projets de niveau 1. Les projets de niveau 8 avaient été rejetés, et pourtant le pointage le plus faible établi pour un projet de ce niveau était de 1 500, ce qui dépassait le pointage de certains projets des niveaux 1, 2 et 3.

Bien que l'attribution du niveau se fonde sur le jugement des membres du Comité de priorisation, l'importante variation des pointages relatifs à la priorité établis pour les projets d'un même niveau peut miner la confiance des divisions dans le processus. Les employés divisionnaires interviewés ont souligné que certains renseignements pertinents ne sont pas fournis dans le plan opérationnel en raison de leur nature délicate ou des restrictions applicables à leur communication, ce qui peut mener à l'établissement d'un faible pointage relatif à la priorité et, par conséquent, à la conclusion que le projet n'est pas prêt à être soumis aux fins de priorisation. En date d'août 2020, les OREC divisionnaires pouvaient fournir des renseignements supplémentaires lors des réunions du Comité de priorisation. Les divisions ont fait savoir qu'elles continueraient à mener des projets en fonction de leurs propres priorités, sans égard aux décisions du GEPF ou du Comité de priorisation. Le risque de voir des divisions adopter cette attitude devient plus grand si celles-ci perçoivent le processus comme étant incohérent.

Conclusion

Un processus de priorisation national a été établi pour soutenir la gouvernance des projets majeurs. Ce processus comprend l'Outil de priorisation, qui vise à porter à la connaissance des OCPF les projets majeurs en cours à l'échelle de la GRC. Les divisions déterminent à quel moment elles proposeront un projet afin qu'un niveau de priorité y soit attribué. Un processus de validation est en place pour évaluer la proposition et établir un pointage relatif à la priorité en vue de la présentation du projet au Comité de priorisation.

Les divisions utilisent l'Outil de priorisation, mais comme elles consultent peu le programme concerné des OCPF, elles évaluent la priorité de leur projet sans encadrement de la DG. Les pointages relatifs à la priorité qui sont établis dans le cadre du processus de validation varient énormément à l'intérieur d'un même niveau et aussi d'un niveau à l'autre. Les incohérences dans le pointage peuvent miner la confiance à l'égard du processus de priorisation et amener les divisions à exercer leur propre jugement pour déterminer à quels projets cotés elles travailleront. Les variations dans les pointages et la prise de décisions sans encadrement de la DG augmentent le risque que la GRC soit incapable de justifier de manière cohérente l'évaluation qui est faite des enquêtes au moyen de l'Outil de priorisation. Le Comité de priorisation ne reçoit pas de mise à jour sur les projets cotés qui sont déjà en cours afin d'examiner les répercussions que l'ajout d'un nouveau projet pourrait avoir sur la charge de travail de la division concernée.

Pourquoi ces constatations sont importantes

Le recours à un processus structuré pour examiner les projets majeurs de la PF aide les divisions à cerner les menaces criminelles les plus importantes et à déterminer la meilleure façon de répartir leurs ressources d'enquête. Cela permet de faire une évaluation équilibrée des projets afin de garantir que les ressources de la PF sont affectées aux plus grandes priorités nationales et locales.

Si les divisions consultaient le programme concerné des OCPF tôt dans le processus de priorisation, elles obtiendraient l'encadrement nécessaire pour s'assurer que leurs projets correspondent aux priorités de la PF. Le programme concerné des OCPF pourrait fournir de l'information sur le contexte national pour aider les divisions à déterminer quand un projet est prêt à être soumis aux fins de priorisation et à évaluer les répercussions horizontales qui pourraient le toucher. La communication précoce de renseignements permettant d'obtenir un portrait global plus complet pourrait contribuer à accroître la cohérence des pointages établis dans le cadre du processus de validation et à renforcer la confiance à l'égard du processus de priorisation. Il est essentiel que les divisions fassent confiance au processus de priorisation pour qu'elles utilisent l'Outil de priorisation, affectent leurs ressources aux projets qui s'inscrivent dans le mandat de la PF et soient en mesure de démontrer qu'elles font une utilisation efficace des ressources.

Si le Comité de priorisation était renseigné sur l'état d'avancement des projets cotés que mène une division, il pourrait décider du niveau de priorité à attribuer à une nouvelle enquête en tenant compte de la capacité de la division concernée à entreprendre d'autres projets. En ayant connaissance des menaces auxquelles s'attaque la division, il pourrait déterminer quelles priorités sont les plus importantes pour la PF dans le contexte opérationnel national.

Recommandations

1. Le sous-commissaire à la Police fédérale (SCPF) devrait revoir le processus de priorisation afin :
   1. de resserrer les exigences relatives à la consultation du programme concerné des OCPF pour qu'il y ait communication entre la DG et les divisions tôt dans le processus et que l'information pertinente soit fournie sur le contexte national;
   2. d'examiner le processus de validation pour déterminer si l'établissement de pointages est utile à l'évaluation du niveau de priorité.
2. Le SCPF devrait annoncer les modifications apportées au processus de priorisation et expliquer aux utilisateurs comment utiliser le nouvel Outil de priorisation pour évaluer les priorités de la PF.

3.2 Mécanismes divisionnaires

Mécanismes divisionnaires

Les divisions ont fait savoir qu'elles tiennent des réunions opérationnelles hebdomadaires pour se pencher sur les menaces, les possibilités, les contraintes, les ressources disponibles, l'avancement des enquêtes et la planification à faire pour les semaines à venir. À mesure que les enquêtes progressent, la direction de la division vérifie si elles satisfont aux critères nécessaires pour être considérées comme des projets majeurs selon la définition donnée dans l'Outil de priorisation, puis une fois ce seuil atteint, elle demande à l'équipe d'enquête de dresser un plan opérationnel et de remplir l'Outil de priorisation.

La vérification a permis de constater qu'un cadre dans la hiérarchie divisionnaire examine les enquêtes et que l'OREC de la PF les approuve à titre de projets majeurs. Dans les divisions C, E et K, les enquêteurs remplissent l'Outil de priorisation eux-mêmes, tandis que dans la Division O, un groupe centralisé s'en charge.

Conformité au processus de priorisation national

Le Guide de l'utilisateur qui accompagne l'Outil de priorisation définit les exigences quant à la façon de remplir l'Outil. Les employés divisionnaires interviewés ont affirmé à l'équipe de vérification que le Guide de l'utilisateur fournit suffisamment d'explications pour leur permettre de remplir l'Outil et qu'ils comprennent bien leurs rôles et leurs responsabilités.

L'équipe de vérification a constaté que les dossiers sont généralement conformes aux principales exigences du processus de priorisation énoncées dans le Guide de l'utilisateur. Le tableau 2 ci-dessous présente les résultats de l'examen des 25 projets majeurs de l'échantillon.

L'équipe de vérification a remarqué, parmi les projets, quelques problèmes de conformité aux exigences établies. Plus précisément :

• Dans le cas d'un projet, aucune indication n'a été trouvée dans le SIRP pour confirmer que l'Outil de priorisation avait été rempli.
• Dans le cas de 24 projets, aucune information n'a été fournie sur les ressources actuellement consacrées à l'enquête. Les divisions sont tenues d'indiquer le nombre approximatif de ressources requises pour l'enquête dans l'Outil de priorisation et d'indiquer le nombre de ressources actuellement utilisées dans le plan opérationnel. Bien que le plan opérationnel comprenne des cases où l'on peut inscrire les noms des personnes exerçant les rôles clés dans l'enquête, notamment ceux de l'enquêteur principal, du chef d'équipe, du gestionnaire des cas graves et du coordonnateur du dossier, il ne comprend aucune case où l'on peut indiquer la totalité des ressources actuellement utilisées dans le cadre de l'enquête. Parmi les projets inclus dans l'échantillon, il y en avait un seul pour lequel le plan opérationnel faisait état des ressources utilisées.
• Dans le cas de 16 projets, la version la plus récente de l'Outil de priorisation n'a pas été utilisée afin de présenter le dossier, même si cette version est accessible dans Infoweb.

En plus de ces exigences, il est conseillé de revoir le niveau de priorité d'un projet lorsqu'un changement important survient dans l'enquête. La vérification a révélé que deux projets inclus dans l'échantillon avaient fait l'objet d'une demande de modification du niveau de priorité. Par contre, dans le cas de six autres projets, les objectifs énoncés avaient été changés alors qu'aucune information au dossier ne faisait état d'une discussion avec le réviseur des OCPF sur le besoin de revoir le niveau de priorité. Les employés divisionnaires interviewés ont souligné l'absence d'incitatifs à la présentation d'une demande de révision du niveau de priorité.

Analyse des projets cotés dans les divisions

La vérification a révélé que les divisions C, E, K et O utilisent une méthode informelle pour classer les projets majeurs auxquels un niveau de priorité a été attribué. Elles effectuent ce classement de façon continue, au moyen de mises à jour quotidiennes et de réunions hebdomadaires servant à faire le suivi des progrès et à planifier le travail pour les semaines à venir.

Les personnes interviewées ont affirmé que lors des discussions avec les cadres divisionnaires, les menaces et les possibilités sont prises en compte afin de cerner les nouvelles priorités et d'optimiser la répartition des ressources. La rentabilité et la viabilité de l'enquête sont également évaluées. De plus, les équipes qui mènent un projet coté ont accès en priorité aux ressources dont elles ont besoin, en fonction du plan opérationnel qui a été approuvé. Par contre, aucune des divisions n'utilise les pointages établis par elle-même ou par le GEFP pour classer ses projets majeurs en ordre de priorité. Chacune utilise plutôt sa propre méthode informelle à cette fin.

Résultats de l'analyse effectuée dans le cadre de la vérification

L'équipe de vérification a demandé aux divisions C, E, K et O de fournir la liste des projets majeurs cotés auxquels elles avaient travaillé durant la période visée par la vérification, afin de déterminer si les priorités divisionnaires correspondaient aux priorités approuvées dans le cadre du processus national. L'équipe a comparé les listes fournies par les divisions au contenu du tableau de bord des priorités (TBP), une base de données accessible au moyen d'un portail en ligne qui contient de l'information sur tous les projets de la GRC auxquels un niveau de priorité a été attribué.

L'équipe a découvert les incohérences suivantes entre les priorités déclarées des divisions et les priorités consignées dans le TBP :

• Les divisions travaillaient à un nombre de projets moins élevé que celui indiqué dans le TBP, comme le montre le tableau 3 ci-dessous. Ces projets étaient classés comme des dossiers ouverts ou portés devant les tribunaux. Le TBP faisait état de 149 projets classés dans l'une ou l'autre de ces catégories qui ne faisaient l'objet d'aucune activité dans les divisions.

• L'analyse de l'écart de 149 dossiers a révélé que 44 % des projets en cause étaient de niveau 1, et 18 %, de niveau 2, comme le montre le tableau 4 ci-dessous.

L'équipe de vérification a relevé des problèmes quant à l'intégrité des données du TBP, ce qui a contribué à l'écart. Elle a également constaté qu'aucune procédure n'était établie pour obliger les divisions à actualiser l'état de leurs projets cotés afin d'assurer l'exactitude des données versées au TBP. Ce sont les données divisionnaires qui indiquent le plus fidèlement l'état actuel des projets cotés, les mises à jour n'étant pas faites régulièrement dans le TBP. L'équipe de vérification n'a donc pas été en mesure de déterminer si les divisions ne travaillaient pas aux projets figurant dans les tableaux 3 et 4, si elles en avaient revu la priorité pour des raisons opérationnelles, si elles y avaient mis fin ou si les données du TBP étaient inexactes.

Les divisions ont aussi affirmé qu'elles travaillaient à 31 projets qui étaient pourtant classés comme étant clos dans le TBP, dont huit de [***] et 22 de [***], comme le montre le tableau 5 ci-dessous. À cause des problèmes d'intégrité des données et du manque d'information de la part des divisions sur l'état actuel de leurs projets cotés, l'équipe de vérification n'a pas pu déterminer si les rapports du TBP sur les projets ouverts comportaient des erreurs ou si les renseignements fournis par les divisions concernées étaient inexacts.

Conclusion

Les divisions déterminent le moment à partir duquel une enquête est considérée comme un projet majeur et elles se conforment généralement aux exigences du processus de priorisation national. Elles utilisent une méthode de classement informelle pour revoir la priorité des projets cotés afin de suivre l'évolution des menaces et d'optimiser la répartition des ressources.

Bien que les divisions aient le pouvoir de décider quels projets elles feront avancer, les projets cotés auxquels elles ont déclaré travailler ne correspondent pas aux projets mentionnés dans les rapports nationaux de la PF. La vérification a révélé que le nombre de projets cotés auxquels les divisions travaillent est inférieur au nombre approuvé par le Comité. Il y a donc un risque que les OCPF n'aient pas connaissance des nouvelles priorités ou des contraintes liées aux ressources qui peuvent se faire sentir dans les divisions. Sans données exactes, les OCPF ne savent pas si les divisions travaillent aux projets hautement prioritaires.

Pourquoi ces constatations sont importantes

Le Comité de priorisation et les gestionnaires des programmes des OCPF ont une connaissance limitée des projets cotés auxquels travaillent les divisions. Il est donc possible qu'aucune gouvernance ni aucune surveillance nationales ne soient exercées une fois le niveau de priorité attribué par le Comité de priorisation, ce qui soulève le risque que les décisions du Comité et l'intention du processus de priorisation soient contrecarrées.

Le Comité de priorisation et les gestionnaires des programmes des OCPF pourraient renforcer le processus de priorisation afin qu'il permette d'avoir une meilleure connaissance des projets cotés qui se mènent à tout moment et de relever les activités prioritaires que les divisions ne sont pas en mesure d'exercer. Cette information serait utile pour revoir au besoin le niveau de priorité des projets, veiller à affecter les ressources aux plus grandes priorités de l'heure et cerner les éventuelles lacunes.

Recommandation

3. Le SCPF devrait établir un processus pour que toutes les divisions actualisent régulièrement l'état d'avancement de leurs projets cotés.

3.3 Activités de suivi et de rapport

Suivi des projets majeurs

Le cadre de gouvernance établi pour les OCPF en 2018 confère aux directeurs généraux des OCPF la responsabilité d'assurer le suivi et la surveillance de tous les projets de niveaux 1 et 2 ainsi que de se tenir au courant de tous les projets de niveau 3. Pour exercer ce rôle de surveillance, le programme concerné des OCPF affecte un réviseur à chaque projet coté. Il ressort de la vérification que ni le Guide de l'utilisateur ni la page Infoweb sur le processus de priorisation national ne définissent les rôles et les responsabilités du réviseur, sauf pour dire que les divisions doivent le consulter au sujet de toute demande visant à modifier les exigences de rapport. Le processus de priorisation national ne prévoit aucune exigence quant au suivi à effectuer relativement aux projets majeurs cotés pour en assurer la surveillance à l'échelle nationale.

L'examen des dossiers effectué par l'équipe de vérification révèle que la plupart des projets de l'échantillon ont fait l'objet d'un suivi limité par le réviseur des OCPF. Le suivi variait selon le projet, mais se faisait généralement au moyen de résumés des rapports d'enquête téléchargés au SIRP par la division concernée. L'équipe de vérification a relevé peu d'éléments montrant que l'état d'avancement des enquêtes faisait l'objet d'un suivi. Parmi les projets de l'échantillon pour lesquels des exigences de rapport étaient établies, 90 % (19 sur 21) présentaient des indications que la progression du dossier était consignée dans le SIRP. Par contre, seulement 43 % des projets (9 sur 21) faisaient systématiquement l'objet de rapports transmis dans les délais établis. Rien dans les dossiers du SIRP n'indiquait que des modifications avaient été apportées aux exigences de rapport ou que les rapports étaient examinés. Les divisions ont expliqué que le réviseur des OCPF ne fait pas régulièrement un suivi lorsque les rapports ne sont pas transmis dans les délais établis.

La PF a entrepris d'établir des indicateurs de rendement clés en 2016, mais ces indicateurs n'ont pas été adoptés officiellement pour le suivi des résultats des projets. La PF s'emploie actuellement à mettre en œuvre Foyer, une plateforme Web de collaboration qui pourrait être utilisée afin d'établir des indicateurs de rendement pour le processus de priorisation. En examinant les projets de l'échantillon, l'équipe de vérification a relevé certains indicateurs qui auraient pu servir au suivi des résultats, comme le montre le tableau 6 ci-dessous :

En ce qui concerne les résultats présentés dans ce tableau, l'équipe de vérification a fait les constatations suivantes :

• [***]
• [***]
• Soixante pour cent des projets (15 sur 25) n'ont pas été terminés dans le délai initialement prévu dans l'Outil de priorisation. La plupart d'entre eux (21 sur 25) avaient une durée prévue [***], mais rien n'indiquait qu'un suivi avait été effectué pour déterminer si ce délai était raisonnable.

Rapports

Le Groupe de soutien en matière de connaissance de la situation (GSCS) de la GRPF assure la tenue du TBP, dont il se sert pour produire des rapports mensuels contenant des statistiques sur tous les projets majeurs cotés. Ces rapports sont transmis à l'État-major supérieur. Le GSCS prépare aussi des rapports ponctuels sur demande, notamment des résumés de la durée des enquêtes et des notes d'information décrivant l'incidence de la pandémie sur les projets cotés.

Outre le TBP, il y a la feuille de statistiques élaborée par le GEPF. Il s'agit d'un tableur fournissant de l'information sur les projets soumis aux fins de priorisation. La feuille de statistiques est utilisée pour produire rapidement tout rapport demandé par la haute direction.

L'information contenue dans le TBP et dans la feuille de statistiques est consignée manuellement par le GEPF et ne fait l'objet d'aucun contrôle de la saisie ni examen régulier de la qualité. L'analyse des données du TBP et de la feuille de statistiques sur les projets cotés au cours de la période visée par la vérification a révélé des problèmes d'intégrité des données qui réduisent la fiabilité de l'information. Voici quelques-unes des incohérences relevées :

• Le TBP faisait état de 153 projets, mais la feuille de statistiques en dénombrait 170 pour la même période.
• Le TBP faisait état de deux projets de niveau 8, alors que la feuille de statistiques en dénombrait 23.
• L'équipe a relevé 48 incohérences concernant des projets des divisions C, E, K et O. Dans certains cas, des renseignements consignés dans la feuille de statistiques ne figuraient pas dans le TBP ou vice versa, tandis que dans d'autres, les renseignements consignés aux deux endroits ne concordaient pas.

La plupart des données consignées dans la feuille de statistiques sont versées au TBP, mais seule la feuille de statistiques comporte un champ pour les dossiers prioritaires de la PF (« FP Priority »). Ce champ indique le type de projet majeur dont il s'agit (blanchiment d'argent, opioïdes et précurseurs, etc.), ce qui permettrait de faire une analyse plus détaillée des projets cotés s'il était également intégré au TBP. Le champ FP-Priority offre aussi une option pour les dossiers qui ne font pas partie des priorités de la PF (« Non FP-Priority »). [***] qui semble pourtant incompatible avec la définition d'un projet majeur, [***] parmi lesquels figuraient des enquêtes sur l'importation de drogues ou d'armes à feu, le blanchiment d'argent et la corruption. Son utilisation influe sur l'exactitude des rapports.

Systèmes d'information

Le SIRP est utilisé pour le stockage de documents clés se rapportant aux projets majeurs cotés, dont le plan opérationnel et les mises à jour des rapports d'enquête. Or, ces documents sont en format PDF, ce qui en empêche l'extraction aux fins d'analyse ou de production de rapports. Ils contiennent des renseignements importants sur le processus de priorisation, notamment la date de la réunion du Comité de priorisation, le niveau de priorité attribué, le secteur concerné de la PF et la priorité visée de la PF. Ces renseignements doivent donc être entrés manuellement dans le TBP, ce qui contribue aux problèmes d'intégrité des données mentionnés plus haut.

L'information contenue dans le SIRP n'est pas suffisamment exacte pour soutenir la prise de décisions à l'égard de projets majeurs. D'après les résultats de l'examen des dossiers, les divisions n'actualisent pas les données du SIRP en temps opportun, et l'information qu'elles y consignent est parfois inexacte. En particulier, les divisions sont tenues de mettre à jour le dossier du SIRP pour faire connaître l'état d'avancement de l'enquête. Cinq des 25 projets de l'échantillon présentaient des inexactitudes quant à leur état d'avancement, puisque les divisions y avaient mis fin, mais n'en avaient pas documenté la clôture dans le SIRP.

L'information versée au SIRP ne permet pas, non plus, de distinguer [***] La vérification a révélé que certains projets restaient ouverts, mais n'avançaient pas pour diverses raisons, telles que le fait qu'un suspect se trouvait à l'étranger ou que la division attendait des renseignements de la part de corps policiers partenaires.

La GRPF avait constaté des problèmes d'intégrité des données lors d'une analyse des tendances effectuée en 2019 dans le but de renseigner la haute direction sur la durée moyenne des projets majeurs selon l'issue de l'enquête. D'importantes incohérences ont alors été remarquées entre les données du SIRP et celles du TBP.

Conclusion

Les réviseurs des OCPF font un suivi limité de l'état des projets majeurs, ce qui réduit la capacité des OCPF à assurer la gouvernance du processus de priorisation. Des rapports sont fournis à la haute direction sur les projets cotés, mais les exigences relatives au suivi de ces projets ne sont pas définies dans le processus de priorisation national. Les indicateurs de rendement qui permettraient de suivre les résultats des projets majeurs n'ont pas été adoptés de façon officielle. Les rapports sont produits au moyen de données saisies manuellement et ne faisant l'objet d'aucun contrôle de la qualité pour en assurer l'exactitude. Le SIRP présente des problèmes d'intégrité des données et des capacités limitées quant à l'extraction de renseignements clés. En conséquence, il n'est pas possible d'obtenir des données fiables pour soutenir la surveillance nationale de l'avancement des projets. Il y aurait moyen d'apporter des améliorations au TBP afin de permettre le stockage et l'extraction des renseignements requis aux fins de la production de rapports, ce qui favoriserait également l'établissement d'un cadre pour mesurer le rendement du processus de priorisation.

Pourquoi ces constatations sont importantes

Le suivi des projets majeurs cotés permettrait à la PF d'évaluer la probabilité que les objectifs déclarés soient atteints. À défaut d'un suivi actif, l'Outil de priorisation risque de ne pas assurer la gouvernance et la supervision des projets pendant toute leur durée, comme il est censé le faire.

L'adoption d'indicateurs de rendement permettrait aux dirigeants de la PF de déterminer si un projet majeur donne les résultats attendus en fonction des ressources investies. La présentation régulière de comptes rendus fournissant des données exactes et à jour pour l'évaluation et le suivi des résultats des projets majeurs à l'échelle nationale favoriserait la prise de décisions fondées sur des faits.

L'utilisation d'un système d'information qui fournit rapidement des renseignements exacts favoriserait la réalisation d'analyses opportunes et la prise de décisions fondées sur des faits. Si les systèmes ne sont pas mis à jour régulièrement et en temps opportun, la haute direction de la PF risque de recevoir de l'information qui aura une incidence négative sur la prise de décisions et sur la crédibilité de l'organisation.

Recommandations

4. Le SCPF devrait prendre les mesures suivantes pour améliorer le processus de priorisation de manière à assurer la transmission de renseignements qui permettront une meilleure connaissance de l'avancement des projets cotés à l'échelle nationale :
   1. faire valider les données sur les projets cotés qui sont saisies dans le SIRP et le TBP pour garantir qu'elles sont exactes et complètes;
   2. évaluer les besoins de la DG et des divisions pour assurer la production de rapports sur l'avancement des projets majeurs qui soutiendront les activités de suivi et de gouvernance.
5. Le SCPF devrait définir les rôles et les responsabilités liés à la surveillance nationale du processus de priorisation afin que les projets majeurs cotés fassent l'objet d'un suivi pendant toute leur durée et que leur niveau de priorité soit revu au besoin pour tenir compte des changements qui surviennent en cours d'enquête.

Annexe A – Objectif et critères de la vérification

Objectif

Déterminer s'il y a en place un solide cadre de gouvernance des projets majeurs qui comporte des organes de surveillance efficaces, des politiques et des procédures clairement établies, ainsi que des mécanismes de suivi et de rapport concernant les principaux indicateurs de rendement.

Critère 1

Des mécanismes de surveillance efficaces visant l'Outil de priorisation et de gouvernance des projets majeurs de la Police fédérale ont été établis et clairement communiqués.

Critère 2

Des mécanismes divisionnaires sont en place et fonctionnent de la façon prévue pour assurer la priorisation des projets majeurs.

Critère 3

Des mécanismes de suivi et de rapport sont en place pour évaluer le rendement du processus de priorisation national.

Annexe B – Plan d'action de la direction

Le plan d'action de la direction fait mention de FOYER, une plateforme en ligne hébergée sur Sharepoint, qui facilite et uniformise le travail des employés de la Police fédérale (PF) en les guidant dans l'utilisation des documents et outils opérationnels. FOYER n'est pas un système de gestion des dossiers, mais un moyen d'accéder à l'outil de triage des incidents (OTI), à l'outil d'intervention et d'évaluation en cas de pandémie (OIEP), au formulaire 2350 actualisé (Planification et rapport d'enquête) et à des ressources de formation. L'outil de priorisation des projets majeurs (OPPM) et le tableau de bord des priorités (TBP) y seront ajoutés prochainement. Pour accéder à la plateforme, il faut se connecter au réseau privé virtuel au moyen de Cisco AnyConnect Secure Mobility.

Date de modification :

2022-05-26