Examen du processus de mise hors service des véhicules de la GRC

Rapport final

Juillet 2022

• Sigles et acronymes
• Sommaire
• Réponse de la direction
• Renseignements généraux
  • Contexte de l'examen
• Objectif, portée et méthode
  • Objectif
  • Portée
  • Méthode et critères
  • Énoncé de conformité
• Observations
  • Gouvernance
  • Systèmes d'information et coûts liés à la mise hors service
  • Contrôle et surveillance
• Annexes
  • Annexe A – Objectif et critères de l'examen
  • Annexe B – Plan d'action de la gestion
  • Annexe C – Schéma du processus général de mise hors service
  • Annexe D – Exemple de liste d'équipement à retirer des véhicules mis hors service
• Notes

Sigles et acronymes

ARI

Automotive Resources International – fournisseur de cartes de crédit pour les véhicules du parc automobile

CT

Conseil du Trésor

DPSF

Délégation des pouvoirs de signature en matière financière

EOC

Équipement d'origine du constructeur

GP

Garage de poste

GRC

Gendarmerie royale du Canada

MFN

Méthodes de fonctionnement normalisées

MGA

Manuel de la gestion de l'actif

MGT

Manuel de la gestion des transports

SDE

Service Desk Express

SPAC

Services publics et Approvisionnement Canada

TEAM

Système de gestion des dépenses globales et des actifs

Sommaire

Contexte

La GRC possède le plus grand parc automobile policier en Amérique du Nord, qui comprend environ 12 000 véhicules en circulation et quelque 1 500 véhicules mis hors service chaque année dans diverses installations de la GRC et de fournisseurs de services tiers partout au pays. Le nombre élevé de véhicules et le niveau d'effort que requiert leur mise hors service créent de nombreux facteurs de complexité sur lesquels la GRC entend agir.

En janvier 2021, le ministre fédéral de la Sécurité publique a temporairement suspendu la vente des véhicules usagés de la GRC, affirmant que le gouvernement du Canada et la GRC examineraient les politiques et les pratiques en vigueur et formuleraient des recommandations sur l'utilisation des véhicules après leur mise hors service. Cette décision suivait deux incidents fortement médiatisés (survenus en avril 2020 et en janvier 2021) mettant en cause des individus qui avaient utilisé des véhicules usagés de la GRC afin de se faire passer pour des policiers.

En avril 2021, la Province de la Nouvelle-Écosse a adopté une loi sur la gestion de l'identité des policiers (Police Identity Management Act) ayant pour but d'accroître la sécurité publique en empêchant l'utilisation, la possession, la vente et la fabrication, à des fins illégales, d'articles de police, d'uniformes de police, d'éléments de marquage pour véhicules de police et d'équipement pour véhicules de police ^{Note de fin 1}.

Pourquoi cet examen est important

Le moratoire imposé par le ministre de la Sécurité publique sur la vente des véhicules usagés de la GRC visait à laisser le temps nécessaire pour déterminer si l'actuel processus de mise hors service demeurait approprié et fiable ^{Note de fin 2}. La sécurité du public et des policiers repose en partie sur la capacité de tous à distinguer un véhicule de police activement utilisé par la GRC d'un véhicule qui a été modifié de façon à ressembler à un véhicule de la GRC. Toute situation où un ancien véhicule de police est intentionnellement utilisé à des fins criminelles ou modifié pour ressembler à un authentique véhicule de police risque de miner la confiance du public et de compromettre sa sécurité.

La Police Identity Management Act de la Nouvelle-Écosse, adoptée en avril 2021, prévoit l'établissement de contrôles accrus à l'égard de la destruction des éléments de marquage et de l'équipement destinés aux véhicules de police.

Les constatations et les recommandations issues de l'examen du processus de mise hors service des véhicules de police aideront la GRC à améliorer les pratiques en la matière qui relèvent de sa responsabilité. Malgré les procédures et les contrôles établis au sein de la GRC, il peut subsister un risque qu'à de l'extérieur de l'organisation, des véhicules mis hors service ou utilisés à des fins personnelles soient modifiés exprès pour qu'ils ressemblent à des véhicules de police.

Objectif et portée de l'examen

L'examen avait pour objectif de déterminer si la GRC a un processus efficace en place pour la mise hors service des véhicules avant leur aliénation, et si elle suit ce processus de manière systématique. Sa portée s'est limitée aux activités et aux coûts de mise hors service des véhicules de police légers aliénés du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2020, soit les véhicules de patrouille et les véhicules spéciaux.

L'examen n'a pas englobé le processus de mise hors service des véhicules banalisés ou à usage particulier (tels que ceux qui sont utilisés par les Services cynophiles ou pour les interventions relatives aux explosifs). L'équipe d'examen n'a pas non plus effectué d'inspections physiques dans les garages de poste (GP) de la GRC, en raison des restrictions liées à la pandémie de COVID-19.

Constatations

Le processus de mise hors service comporte des contrôles établis, mais il y aurait moyen d'apporter des améliorations. Les contrôles peuvent réduire le risque que des véhicules de police soient utilisés dans une intention criminelle ou malveillante, notamment pour permettre aux occupants de se faire passer pour des policiers, mais ils ne peuvent pas garantir que cela ne se produira jamais, même si des pratiques et des processus rigoureux sont en place. La direction doit se pencher sur les aspects suivants du processus de mise hors service. Les observations et les recommandations détaillées sont fournies dans le rapport qui suit le présent sommaire.

Observation 1 : Le processus de mise hors service des véhicules s'appuie sur un cadre de gouvernance établi. Il serait possible de renforcer les directives nationales, les normes de mise hors service et les contrôles pertinents afin de documenter la mise hors service des véhicules.

Observation 2 : Divers systèmes d'information sont utilisés dans l'organisation pour faire le suivi des véhicules mis hors service et documenter les coûts s'y rapportant. Il serait possible d'améliorer le suivi des coûts.

Observation 3 : Bien que le processus de mise hors service soit vérifié à l'échelon divisionnaire, l'amélioration des actuels mécanismes de contrôle et de surveillance permettrait de le renforcer.

Opinion générale de l'équipe d'examen

Il existe à la GRC un cadre de gouvernance qui appuie le processus de mise hors service. Ce cadre comprend des politiques, des rôles et des responsabilités définis, ainsi que des mécanismes de contrôle dans les GP divisionnaires. En réponse au moratoire, la Gestion nationale du parc automobile a demandé qu'on produise davantage de rapports sur les activités de mise hors service aux échelons régional et divisionnaire, et a donné des directives sur les normes de mise hors service.

Outre les améliorations qui ont été apportées au processus en janvier et en mars 2021, la GRC devrait renforcer le cadre de gouvernance qui appuie la mise hors service des véhicules de police. Il y aurait lieu d'améliorer le suivi et la déclaration des coûts liés à ce processus afin de faciliter les décisions relatives à l'aliénation des véhicules. La GRC devrait améliorer le contrôle et la surveillance du processus de mise hors service des véhicules à l'échelle nationale et dans les régions.

Prochaines étapes

La réponse de la direction au présent rapport et son plan d'action connexe témoignent de la détermination des cadres supérieurs à donner suite aux conclusions et recommandations découlant de l'examen. La Vérification interne de la GRC surveillera la mise en œuvre du plan d'action et réalisera un examen complémentaire au besoin.

Réponse de la direction

La dirigeante principale des Finances est entièrement d'accord avec les constatations qui ressortent de l'examen et reconnaît qu'il y aurait moyen de renforcer les directives nationales, les normes de mise hors service et les contrôles connexes afin de documenter la mise hors service des véhicules. Des modalités d'inspection améliorées ont été établies et mises en œuvre au sein de la GRC pour renforcer le processus de mise hors service. De plus, dans le but de renforcer davantage nos processus internes, une firme indépendante a été engagée pour mener une analyse environnementale qui permettra, d'une part, de comprendre comment les corps policiers canadiens se défont de leurs véhicules et, d'autre part, de dégager des pratiques exemplaires.

La dirigeante principale des Finances convient aussi qu'il serait possible d'améliorer le suivi et la déclaration des coûts liés à la mise hors service des véhicules, ce qui favorisera l'analyse des coûts et des avantages ainsi que la prise de décisions. Cela faciliterait en particulier la sélection des méthodes d'aliénation et la détermination des options les plus financièrement avantageuses pour l'État. Il faut toutefois souligner que la mise hors service des véhicules continuera d'engendrer des coûts quelle que soit la méthode d'aliénation utilisée, en raison des risques qui existent pour les membres de la GRC et le public.

La dirigeante principale des Finances reconnaît enfin que le contrôle et la surveillance du processus de mise hors service des véhicules pourraient être renforcés. La Gestion nationale du parc automobile collabore d'ailleurs avec les régions afin d'élaborer un processus de mise hors service rigoureux avec la participation de GCSurplus, l'autorité fédérale en matière d'aliénation, qui relève de Services publics et Approvisionnement Canada. Selon le nouveau modèle, le contrôle et la surveillance du processus de mise hors service incomberaient aux régions, tandis que le contrôle et la surveillance de la phase d'aliénation seraient la responsabilité de la Gestion nationale du parc automobile (aliénation en temps opportun, autorisations requises, etc).

Des initiatives précises seront décrites dans le plan d'action détaillé de la direction qui doit être dressé d'ici la tenue de la réunion du Comité ministériel de vérification qui aura lieu à l'hiver 2022.

D'autres ministères gouvernementaux et organismes d'application de la loi canadiens se tournent vers la GRC pour connaître les pratiques exemplaires en ce qui concerne la mise hors service de véhicules, et nous espérons que le processus amélioré qu'elle s'emploie à élaborer comme suite à cet examen sera utile à de nombreux intervenants.

Jen O'Donoughue
Dirigeante principale des Finances

Renseignements généraux

Contexte de l'examen

La GRC possède le plus grand parc automobile policier en Amérique du Nord, qui comprend environ 12 000 véhicules en circulation et quelque 1 500 véhicules mis hors service chaque année dans diverses installations de la GRC et de fournisseurs de services tiers partout au pays. Le nombre élevé de véhicules et le niveau d'effort que requiert leur mise hors service créent des de nombreux facteurs de complexité sur lesquels la GRC entend agir.

En janvier 2021, le ministre fédéral de la Sécurité publique a temporairement suspendu la vente des véhicules usagés de la GRC afin de s'assurer que le processus de mise hors service demeurait approprié et fiable, affirmant que le gouvernement du Canada et la GRC examineraient les politiques et les pratiques en vigueur et formuleraient des recommandations sur l'utilisation des véhicules après leur mise hors service.

Cette décision suivait deux incidents fortement médiatisés (survenus en avril 2020 et en janvier 2021) mettant en cause des individus qui avaient utilisé des véhicules usagés de la GRC afin de se faire passer pour des policiers. Dans les deux cas, des civils avaient acheté d'anciens véhicules de police qu'ils avaient modifiés de façon qu'ils ressemblent à des véhicules de police.

En avril 2021, la Province de la Nouvelle-Écosse a adopté la Police Identity Management Act, qui a pour but d'accroître la sécurité publique en empêchant l'utilisation, la possession, la vente et la fabrication, à des fins illégales, d'articles de police, d'uniformes de police, d'éléments de marquage pour véhicules de police et d'équipement pour véhicules de police ^{Note de fin 3}.

Aux termes de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, il incombe à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) de voir à l'aliénation des biens excédentaires au nom des ministères du gouvernement du Canada. Dans le cas des véhicules de police, l'aliénation est effectuée par GCSurplus, une organisation qui relève de SPAC.

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor (CT) exige que les ministères veillent à mettre en place un cadre de gestion du matériel qui comprend des stratégies d'aliénation ainsi que des systèmes de contrôle et de déclaration. De plus, l'aliénation des biens excédentaires doit se faire conformément à la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus du CT. Lorsque les coûts totaux estimatifs d'une aliénation sont susceptibles de dépasser le produit de la vente du bien, le ministère doit envisager d'autres méthodes d'aliénation, par exemple : transférer le bien, en faire don ou le transformer en déchet sans nuire à l'environnement (recyclage).

Le Manuel de la gestion de l'actif (MGA) et le Manuel de la gestion des transports (MGT) de la GRC renferment des lignes directrices sur l'aliénation des biens. Le MGT mentionne explicitement que tous les véhicules doivent être inspectés avant leur aliénation et qu'il faut en enlever les éléments de marquage qui les identifient comme étant des biens de la GRC.

La commissaire a approuvé la modification du Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques pour 2020-2021 à 2024-2025 afin d'autoriser la tenue de l'examen dont il est ici question.

Objectif, portée et méthode

Objectif

L'examen avait pour objectif de déterminer si la GRC a un processus efficace en place pour la mise hors service des véhicules avant leur aliénation, et si elle suit ce processus de manière systématique.

Portée

La portée de l'examen se limitait aux activités et aux coûts de mise hors service des véhicules de police légers aliénés du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2020, soit les véhicules de patrouille et les véhicules spéciaux.

L'examen n'a pas englobé le processus de mise hors service des véhicules banalisés ou à usage particulier (tels que ceux qui sont utilisés par les Services cynophiles ou pour les interventions relatives aux explosifs). L'équipe d'examen n'a pas non plus effectué d'inspections physiques dans les garages de poste (GP) de la GRC, en raison des restrictions liées à la pandémie de COVID-19.

Méthode et critères

L'examen s'est déroulé de février à mai 2021. L'équipe d'examen a eu recours à diverses techniques, notamment des entrevues, des examens de la documentation et des analyses de données.

Plus précisément, l'équipe a :

• mené des entrevues avec des employés clés de Gestion générale et Contrôle, de Matériel et Actif mobilier, de la Gestion nationale du parc automobile, de la Gestion régionale du parc automobile, de la Gestion divisionnaire du parc automobile et des GP divisionnaires;
• examiné les politiques et les procédures relatives à la mise hors service des véhicules de police afin d'évaluer la gouvernance, les rôles et les responsabilités, ainsi que les mécanismes de surveillance et de contrôle;
• constitué un échantillon de 30 véhicules aliénés entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2020 ^{Note de fin 4} (voir le tableau 1 ci-dessous) afin d'évaluer la conformité au processus de mise hors service et d'analyser les pratiques de mise hors service ayant cours à l'échelle de l'organisation;
• analysé des données afin de déterminer si les coûts totaux de mise hors service étaient compris dans le coût de vente.

Les critères de vérification sont expliqués en détail à l'Annexe A.

Énoncé de conformité

La mission d'examen est conforme aux normes applicables du Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes et de la Directive sur la vérification interne du CT, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Observations

Gouvernance

Politiques, procédures et processus

Le MGA et le MGT de la GRC renferment des lignes directrices sur l'aliénation des biens.

Aux termes du chap. 5.2. du MGA et du chap. 7.1. du MGT, la GRC doit, avant d'aliéner un élément d'actif, s'assurer d'en retirer les éléments de marquage indiquant son appartenance à l'organisation, les étiquettes d'inventaire, les munitions, les stupéfiants, les substances et les marchandises dangereuses, ainsi que l'équipement et les renseignements classifiés, protégés ou de nature délicate.

Le chap. 7.1. du MGT a été mis à jour en février 2020 afin de tenir compte de la nécessité de retirer tout produit de contrebande ou toute substance dangereuse des véhicules avant leur aliénation. Depuis février 2020, le formulaire 6529 (Suivi de l'inspection d'un véhicule) doit accompagner le véhicule lorsqu'il passe du détachement à la Gestion du parc automobile, puis à GCSurplus en vue de son aliénation. En mars 2021, par suite du moratoire, la Gestion nationale du parc automobile a donné comme directive à GCSurplus et aux régions de renforcer les mesures visant à enlever les éléments de marquage susceptibles d'identifier les véhicules comme ayant appartenu à la police, notamment de passer à la meule les éléments réfléchissants sur les véhicules destinés à la destruction. Cette directive visait à assurer l'uniformité des méthodes employées pour retirer les éléments de marquage des véhicules destinés à la destruction.

Le chap. 6.4. du MGT précise qu'au moment de la mise hors service d'un véhicule, toutes les mesures possibles doivent être prises pour l'endommager le moins possible de manière à ne pas réduire sa valeur de revente. De plus, lorsqu'il est possible et rentable de le faire, on doit installer dans d'autres véhicules l'équipement qui en a été retiré.

La mise hors service des véhicules est un processus décentralisé qui est supervisé par la Gestion régionale du parc automobile et géré par les GP divisionnaires. Il ressort des entrevues avec le personnel de la Gestion régionale du parc automobile et des GP que ce processus varie d'une région à l'autre. L'équipe d'examen a produit un schéma décrivant le processus général de mise hors service qui est suivi dans l'ensemble de l'organisation (voir l'Annexe C).

Comme le montre le tableau 2 ci-dessous, la GRC fait appel à divers intervenants (internes ou externes) pour le retrait de l'équipement et des éléments de marquage (décalques) de la GRC. Dans les divisions qui n'ont pas de GP (divisions H, J, L et C), les travaux de mise hors service sont effectués sous contrat par des tiers; pour ce qui est de l'enlèvement des décalques, la majorité des divisions s'en remettent à GCSurplus, auquel cas le coût de ce service est absorbé dans les recettes de la vente du véhicule.

Les divisions doivent superviser les activités de mise hors service suivantes :

• Enlever l'équipement de la GRC (si cela se fait à l'interne) ou envoyer le véhicule à un fournisseur de services tiers approuvé.
• Enlever les décalques de la GRC (si cela se fait à l'interne).
• Effectuer la deuxième inspection du véhicule et remplir le formulaire 6529 (Suivi de l'inspection d'un véhicule).
• Remplir le formulaire 1989 (Rapport de réforme des effets) et y consigner la recommandation concernant l'aliénation du véhicule.
• Désactiver la carte du véhicule dans le système d'Automotive Resources International (ARI – système de suivi des cartes de crédit pour les véhicules du parc automobile) et annuler l'immatriculation.
• Remplir le formulaire de demande de vente de GCSurplus (s'il y a lieu).
• Communiquer avec GCSurplus pour organiser le transfert du véhicule à l'une de ses installations (s'il y a lieu).
• Communiquer avec un fournisseur de services tiers pour organiser le transfert du véhicule à une installation de destruction (s'il y a lieu).
• Suivre les déplacements du véhicule pendant tout le processus de mise hors service.

La Gestion régionale du parc automobile remplit le formulaire 1989 (ou l'équivalent régional) afin de documenter l'autorisation d'aliéner le véhicule et la méthode retenue à cette fin.

L'examen a permis de constater que la Gestion régionale du parc automobile et les GP ne disposaient d'aucune liste nationale définissant l'équipement et les éléments de marquage de la GRC qui doivent être enlevés des véhicules. Toutefois, les énoncés de travaux transmis aux fournisseurs de services tiers comprenaient une liste détaillée de l'équipement à retirer des véhicules dans le cadre du processus de mise hors service (voir à l'Annexe D, à titre d'exemple, la liste fournie par la Division K dans un énoncé de travaux).

Rôles et responsabilités

La Gestion nationale du parc automobile est le centre de décision responsable du processus d'aliénation des véhicules, qui comprend la mise hors service. Selon le chap. 5.1. du MGA, la Sous-direction des programmes et de la gestion de l'actif (connue sous le nom de Matériel et Actif mobilier au moment de l'examen) est responsable d'établir les directives ayant trait à l'aliénation des biens mobiliers. Cependant, à part les dispositions énoncées dans les manuels de la GRC, peu de consignes nationales sont données à la Gestion régionale du parc automobile et aux GP divisionnaires sur les aspects techniques de la mise hors service des véhicules. L'examen a par ailleurs révélé que la Gestion nationale du parc automobile a peu de visibilité sur le processus de mise hors service dans les régions et les divisions.

Aux termes du chap. 5.1. du MGA, les services régionaux de la gestion de l'actif s'occupent de gérer l'aliénation des biens mobiliers. Selon la matrice de délégation des pouvoirs de signature en matière financière (DPSF) de la GRC, le pouvoir d'aliéner des véhicules est dévolu à la Gestion régionale du parc automobile, mais ce pouvoir n'inclut pas explicitement l'autorisation des travaux de mise hors service. La Gestion régionale du parc automobile n'est pas tenue d'inspecter physiquement les véhicules avant d'en approuver l'aliénation. L'examen a permis de constater que dans certaines divisions (dont la Division E), il y a au GP un représentant de la Gestion du parc automobile qui inspecte les véhicules avant leur aliénation.

Conclusion

La Gestion nationale du parc automobile est le centre de décision responsable du processus d'aliénation des véhicules, qui comprend la mise hors service. La mise hors service est un processus décentralisé qui est supervisé par la Gestion régionale du parc automobile. La Gestion du parc automobile et les GP comprennent clairement leurs rôles et leurs responsabilités dans le cadre du processus de mise hors service.

Bien que la mise hors service des véhicules soit abordée dans les manuels de la GRC, les aspects techniques de l'enlèvement de l'équipement et des décalques ne sont pas documentés de façon officielle, et les pratiques à cet égard varient d'une division à l'autre. Aucune consigne explicite sur les aspects techniques de la mise hors service des véhicules n'est donnée dans les directives ou les outils fournis à l'échelle nationale et régionale.

Pourquoi c'est important

Documenter le processus de mise hors service, plus précisément ses aspects techniques, permettra d'établir clairement les attentes à l'égard des activités de mise hors service et de jeter ainsi les bases nécessaires à l'évaluation du rendement. L'absence d'un processus de mise hors service officiellement défini peut entraîner des incohérences dans l'application des contrôles du processus. Si les contrôles ne fonctionnent pas comme prévu, il y a un risque de non-conformité avec les politiques et un danger accru de voir entacher la réputation de la GRC advenant que des véhicules incorrectement mis hors service soient utilisés à des fins abusives après leur vente.

Recommandation

Afin de soutenir la Vision 150 et les efforts de modernisation, la GRC devrait améliorer le cadre national et les pratiques de gouvernance qui se rapportent au processus de mise hors service des véhicules.

Systèmes d'information et coûts liés à la mise hors service

Systèmes d'information

Plusieurs systèmes d'information distincts et non intégrés sont utilisés dans une mesure variable pour faire le suivi de la mise hors service des véhicules.

À l'échelle nationale, le système TEAM ^{Note de fin 5} est utilisé pour documenter la vente des véhicules. L'équipe d'examen a également constaté que dans la Division E, la Gestion régionale du parc automobile verse au système TEAM les factures liées aux activités de mise hors service effectuées par un entrepreneur. Le système d'ARI est utilisé dans les divisions pour faire le suivi des dépenses portées à la carte ARI de chaque véhicule. Il sert également à consigner les dates auxquelles le véhicule est retiré de la route et est vendu, ainsi qu'à documenter la désactivation de sa carte ARI. L'examen a par ailleurs révélé que les GP de la Division nationale et de la Division O utilisent Virtual Garage (un sous-élément du système d'ARI) pour soumettre les bons de travail relatifs aux activités de mise hors service. Dans la Division C, les frais liés aux activités de mise hors service sont portés à la carte ARI du véhicule.

Les pratiques observées dans les divisions E, Nationale, O et C sont efficaces parce qu'elles fournissent une piste de vérification qui permet de suivre les heures de travail des techniciens de la GRC et les frais facturés par les entrepreneurs relativement aux activités de mise hors service.

Les GP dans la Région du Nord-Ouest utilisent le système Service Desk Express ^{Note de fin 6} (SDE) pour faire le suivi des véhicules et aussi pour leurs bons de travail. Là encore, ce sont des pratiques efficaces, puisqu'elles fournissent une piste de vérification qui permet de suivre les heures de travail des techniciens de la GRC et les frais facturés par les entrepreneurs relativement aux activités de mise hors service.

L'examen a permis de constater que tous les GP utilisent des tableurs Excel pour suivre les déplacements des véhicules pendant le déroulement du processus de mise hors service. Le format de ces tableurs et l'information qui y est consignée varient toutefois selon le GP.

Exigences en matière de rapports

Il ressort de l'examen que les GP divisionnaires ne sont pas tenus de produire des rapports à l'intention de la Gestion régionale ou nationale du parc automobile sur les activités de mise hors service. Toutefois, en mars 2021, comme suite au moratoire imposé par le ministre sur la vente de véhicules de la GRC, la Gestion nationale du parc automobile a donné comme directive aux gestionnaires régionaux du parc automobile d'envoyer chaque semaine à GCSurplus des rapports faisant état du nombre de véhicules entreposés, mis hors service et détruits. Ces rapports avaient pour but d'assurer l'harmonisation entre la GRC et GCSurplus relativement au processus d'aliénation.

D'autre part, la Gestion nationale du parc automobile transmet les rapports mensuels des ventes de GCSurplus à la Gestion régionale du parc automobile et aux GP. Ces rapports servent à actualiser l'état des véhicules dans le système d'ARI et à consigner les recettes nettes dans le système TEAM.

Analyse coûts-avantages

L'équipe d'examen a appris que quand un véhicule de police arrive à la fin de son cycle de vie, on effectue systématiquement une analyse coûts-avantages aux échelons divisionnaire et régional avant de choisir la méthode d'aliénation. La réalisation de cette analyse correspond aux exigences prévues dans les politiques sur la gestion de l'actif, notamment au chap. 5.2. du MGA, ainsi qu'aux consignes fournies dans le Schéma de processus et document d'orientation en matière de gestion et d'aliénation du matériel produit par la GRC en 2019. Selon l'information recueillie lors des entrevues avec les gestionnaires des GP et les gestionnaires du parc automobile ainsi que lors de l'examen des dossiers, l'état du véhicule est un facteur clé dans la détermination de la méthode d'aliénation. Les GP sont encouragés à choisir la solution la plus financièrement avantageuse pour l'État. Si le véhicule est encore en bon état de marche, il sera généralement revendu. S'il est endommagé au point de ne pas pouvoir être réparé, par exemple à la suite d'un accident de la route, il sera généralement détruit.

Suivi des coûts liés à la mise hors service

Quelle que soit la méthode d'aliénation choisie, les véhicules de police doivent tout d'abord être mis hors service. Pour mettre un véhicule hors service, la GRC doit engager des dépenses afin d'en faire enlever l'équipement de police, d'urgence et de sécurité ainsi que les éléments de marquage. Les systèmes TEAM, ARI et SDE, les bons de travail et les factures d'entrepreneurs figurent parmi les divers moyens utilisés au sein de la GRC pour faire le suivi des coûts liés à la mise hors service.

En évaluant les données des systèmes ARI et TEAM pour déterminer si les coûts liés à la mise hors service avaient été saisis intégralement, l'équipe d'examen a déterminé que ni l'un ni l'autre de ces systèmes ne présente ces coûts de manière qu'on puisse facilement voir à quels véhicules ils se rapportent. La GRC peut rendre compte des dépenses liées à l'aliénation d'un véhicule par GCSurplus (remorquage, entreposage, nettoyage, enlèvement des décalques, commission sur la vente), mais ces dépenses ne comprennent pas les coûts assumés par la GRC pour la mise hors service du véhicule.

La Gestion nationale du parc automobile a fait savoir que les recettes tirées de la vente de véhicules permettent de compenser les frais de mise hors service qui sont occasionnés peu importe la méthode d'aliénation choisie (vente ou destruction). Des 30 véhicules compris dans l'échantillon utilisé pour l'examen, 27 ont été vendus, et les trois autres, détruits. Puisqu'il existait de l'information (factures, bons de travail et rapports de GCSurplus) sur les coûts liés à 19 des véhicules vendus, l'équipe d'examen a évalué les coûts et les recettes de vente se rapportant à ces véhicules. L'analyse n'a pas englobé les coûts indirects tels que les frais de fonctionnement, car ils ne sont pas facilement accessibles dans les systèmes d'information ou les dossiers relatifs aux véhicules. Pour les 19 véhicules en question, le coût total de mise hors service s'élevait à environ 23 000 $, et les recettes de vente nettes totalisaient environ 44 000 $.

Conclusion

Puisque activités des services de gestion du parc automobile et des GP sont décentralisées et que divers systèmes d'information sont utilisés, les méthodes de saisie des coûts liés à la mise hors service des véhicules ne sont pas uniformes. Il est donc difficile d'obtenir un portrait complet de ces coûts.

Pourquoi c'est important

Si la GRC avait un système unique pour le suivi de tous les coûts liés à la mise hors service des véhicules (main d'œuvre de la GRC, entrepreneurs et GCSurplus), elle serait mieux en mesure de rendre compte du coût total des activités de mise hors service.

Recommandation

Afin de soutenir la Vision 150 et les efforts de modernisation, la GRC devrait améliorer le suivi et le compte rendu des coûts liés à la mise hors service des véhicules.

Contrôle et surveillance

Contrôle

Les mécanismes de contrôle et de surveillance à l'égard des activités de mise hors service des véhicules relèvent principalement des GP de la GRC. La Gestion régionale du parc automobile autorise l'aliénation d'un véhicule après sa mise hors service. La Gestion nationale du parc automobile établit les politiques et les directives nationales en la matière, mais ne surveille pas le processus de mise hors service. Cela dit, après l'imposition du moratoire, elle a instauré en mars 2021 une pratique permettant de suivre le nombre de véhicules prêts à être aliénés. La Gestion nationale du parc automobile n'a généralement pas suffisamment de visibilité sur les activités de mise hors service menées à l'échelle de l'organisation pour en assurer la surveillance. Le fait que des fournisseurs de services tiers participent à ces activités vient accroître le risque découlant de cette situation.

Les ententes contractuelles conclues entre la GRC et les fournisseurs tiers pour les activités de mise hors service prévoient des dispositions qui permettent d'assurer un certain contrôle, en exigeant notamment la tenue de dossiers sur les articles retirés des véhicules dans le cadre du processus. Les gestionnaires des GP et du parc automobile ont affirmé que les fournisseurs tiers tiennent des dossiers et les transmettent périodiquement à la GRC aux fins de rapprochement.

Comme les GP, les fournisseurs tiers ont pour instruction de retirer et de réutiliser autant que possible l'équipement d'urgence, de sécurité et de communication qui se trouve dans les véhicules de police. Les articles retirés des véhicules doivent être consignés individuellement sur des listes qui sont ensuite transmises à la GRC. Lorsque l'équipement porte un numéro de série, celui-ci doit être inscrit sur la liste.

Rôle de GCSurplus dans la mise hors service des véhicules

La GRC n'est pas tenue de vendre les véhicules retirés de la route, mais dans les cas où elle décide de le faire, la politique du CT l'oblige à passer par GCSurplus pour la vente. GCSurplus est l'organisation au sein de SPAC qui exploite le site Web où sont répertoriés les biens de l'État destinés à la vente ou à l'aliénation ^{Note de fin 7}.

Comme il a déjà été mentionné, GCSurplus effectue certaines activités de mise hors service pour le compte de la GRC, dont l'enlèvement des décalques et le nettoyage des véhicules avant leur mise en vente. GCSurplus offre aussi des services de remorquage entre les installations de la GRC ou d'un fournisseur tiers et les siennes, ainsi que l'entreposage des véhicules avant leur aliénation.

Les dispositions convenues avec GCSurplus pour l'enlèvement des décalques et la préparation d'un véhicule en vue de sa revente sont moins claires que les ententes contractuelles entre la GRC et les fournisseurs tiers. Il n'existe, entre la GRC et GCSurplus, aucune entente officielle (contrat, protocole d'entente ou accord sur les niveaux de service) concernant les services supplémentaires fournis par GCSurplus (enlèvement de décalques et nettoyage). Selon l'extrait des méthodes de fonctionnement normalisées (MFN) de GCSurplus que l'équipe d'examen a examiné, il faut, avant de procéder à la vente d'un véhicule appartenant au gouvernement fédéral, en retirer tous les décalques ainsi que les résidus de colle qui en proviennent. Les MFN de GCSurplus ne précisent pas explicitement qui est responsable de l'enlèvement des décalques ni de quelle façon la GRC surveillera la prestation de ce service par GCSurplus. Les employés des GP et de la Gestion du parc automobile que l'équipe a interviewés ont systématiquement affirmé qu'à partir du moment où un véhicule passe à GCSurplus, la GRC cesse d'effectuer des vérifications à son égard.

Selon les précisions fournies par la Gestion nationale du parc automobile, GCSurplus inspecte les véhicules reçus de la GRC avant de les annoncer en ligne, et les gestionnaires des GP ont affirmé être avisés lorsque GCSurplus constate que des articles n'ont pas été retirés d'un véhicule; ces articles ne font toutefois pas l'objet d'un suivi officiel par la GRC et ne sont pas consignés dans le dossier relatif au véhicule. La Gestion nationale du parc automobile nous a également fait savoir que depuis l'entrée en vigueur du moratoire, la GRC et GCSurplus mènent des discussions pour améliorer leurs pratiques respectives.

Sur les 27 véhicules de notre échantillon qui ont été vendus, 19 présentaient des décalques qui ont été enlevés par GCSurplus. Aucun des dossiers sur ces véhicules ne renfermait d'indications comme quoi la GRC avait vérifié que les décalques avaient été complètement enlevés avant que les véhicules soient mis à vendre sur le site de GCSurplus. L'équipe d'examen a cependant trouvé des photos en ligne pour quatre des 19 véhicules dont les décalques avaient été enlevés par GCSurplus, ce qui a permis de faire les constatations suivantes à leur égard : sur deux des véhicules annoncés en ligne, des traces résiduelles visibles montraient où les décalques de la GRC avaient été appliqués, tandis que sur les deux autres, aucun décalque ni aucune trace de décalque n'étaient visibles.

Surveillance

Dans les divisions où les GP reçoivent les véhicules après leur mise hors service par un tiers, il existe un mécanisme de surveillance en ce sens que du personnel de la GRC inspecte physiquement les véhicules avant de les transférer à GCSurplus aux fins d'aliénation.

Il s'agit là d'une mesure supplémentaire pour garantir que l'équipement d'urgence, de sécurité et de communication a été correctement retiré des véhicules de police. Aucun mécanisme de la sorte n'est en place dans les divisions H, L et J, où les véhicules sont transférés directement du fournisseur tiers à GCSurplus, sans que du personnel de la GRC les inspecte physiquement.

Les ententes contractuelles conclues avec les fournisseurs tiers comprennent des dispositions prévoyant l'inspection de leurs installations par la GRC. Les GP et la Gestion du parc automobile ont noté que des employés de la GRC inspectent ces installations avant l'octroi du contrat et y effectuent par la suite des visites périodiques.

Preuves de contrôle et de surveillance

On ne prend généralement aucune photo pour documenter le processus de mise hors service, qu'il soit effectué par un GP ou par un fournisseur tiers. Des photos sont seulement prises et versées systématiquement au dossier dans les cas où le véhicule est détruit. Dans les divisions du Nord (M, G et V), des employés de la GRC photographient les véhicules en vue d'obtenir l'autorisation du GP pour leur mise hors service. Cela fait également partie des démarches locales de préparation à la vente (téléchargement des photos au site Web de GCSurplus).

Quand un véhicule est aliéné selon le processus de vente ordinaire de GCSurplus, GCSurplus en prend des photos pour les présenter au public, et les conserve dans son site Web pendant deux ans. La GRC n'exige pas que GCSurplus lui fournisse ces photos.

Résultats de l'examen des dossiers

L'équipe d'examen s'est penchée sur un échantillon de 30 véhicules mis hors service, dont 27 ont été vendus, et trois, détruits.

Le formulaire 1989 (ou son équivalent régional) est l'outil prévu pour documenter l'autorisation de procéder à l'aliénation des véhicules mis hors service ainsi que la méthode d'aliénation choisie. En date de juin 2021, Gestion du matériel et de l'actif s'employait à moderniser le processus d'aliénation des éléments d'actif afin d'améliorer la conservation des données et la documentation des autorisations. Le résultat prévu de cet exercice est la production d'un formulaire électronique national relié à la matrice de DPSF. Cela devrait accroître l'efficacité des activités de suivi et de déclaration visant l'aliénation d'éléments d'actif et apporter des améliorations sur les plans du contrôle et de la surveillance.

Selon les résultats de l'examen des dossiers, 60 % des dossiers relatifs aux véhicules (soit 18 sur 30) contenaient le formulaire 1989 (Rapport de réforme des effets), et sur les 12 qui ne le contenaient pas, cinq venaient de la Division E, où la pratique en vigueur consiste à remplir un seul formulaire 1989 pour tous les véhicules vendus au cours d'un mois donné. Pour ce qui est des autres dossiers non conformes, l'un d'eux venait de la Division M, où le formulaire 1989 est seulement utilisé pour les véhicules destinés à la destruction; les six autres venaient des régions de l'Atlantique et du Centre et concernaient des véhicules pour lesquels les formulaires d'aliénation étaient introuvables.

Il ressort de l'examen que pour deux des 30 véhicules compris dans l'échantillon, il aurait été nécessaire de remplir le formulaire 6529 (mesure établie par la Gestion nationale du parc automobile en février 2020 pour assurer l'inspection des véhicules avant leur mise hors service ou leur aliénation dans le but de déceler tout produit de contrebande ou substance dangereuse). Les deux dossiers satisfaisaient à cette exigence.

Quant aux trois véhicules mis hors service qui ont été envoyés aux fins de destruction, chacun des dossiers pertinents contenait des preuves confirmant qu'ils avaient effectivement été détruits.

Dans l'ensemble, les dossiers relatifs aux véhicules ne contenaient aucune preuve confirmant que la mise hors service (c'est-à-dire le retrait de l'équipement et des décalques) avait été effectuée conformément aux normes de la GRC. L'équipe d'examen a toutefois pu examiner les photos que GCSurplus avait publiées pour 11 des 27 véhicules vendus, afin de déterminer s'ils avaient été mis hors service au préalable. Les photos publiées par GCSurplus n'étaient pas disponibles pour les 16 autres véhicules vendus. Comme le montre la figure 1, l'équipe d'examen a relevé des cas où l'on pouvait voir, dans les photos, des signes montrant que les véhicules avaient appartenu à un service de police. Par exemple, certains portaient des traces de résidus laissés par les décalques, et d'autres avaient encore leurs bandes réfléchissantes et leurs plafonniers.

Conclusion

Le processus de mise hors service fait l'objet d'un contrôle dans les GP, et les activités qui en font partie sont surveillées de façon active. En documentant cette surveillance, la GRC serait en mesure de démontrer, preuves à l'appui, que le processus de mise hors service a été suivi, dans l'éventualité où d'autres cas d'utilisation abusive d'anciens véhicules de police surviendraient.

Des incohérences ont été relevées quant aux pièces en dossier qui permettaient de confirmer que les véhicules avaient été entièrement mis hors service avant leur transfert à GCSurplus. L'équipe d'examen a constaté que certains des véhicules vendus par l'intermédiaire de GCSurplus présentaient des éléments de marquage et de l'équipement susceptibles de révéler qu'ils avaient auparavant été utilisés par un service de police.

Il serait possible de renforcer les mécanismes de contrôle et de surveillance lors des activités menées à l'interne et à l'externe pour préparer les véhicules en vue de leur mise hors service.

Pourquoi c'est important

La GRC n'est pas en mesure de démontrer par des preuves visuelles que les véhicules de police ont été entièrement mis hors service. Ce risque est accru du fait que la GRC se fie à GCSurplus pour retirer les décalques de la plupart des véhicules identifiés qu'elle décide de vendre et que les décalques figurent parmi les éléments les plus courants qui permettent de reconnaître un véhicule de police.

Il y aurait moyen d'établir les attentes de la GRC en ce qui concerne le retrait des décalques et d'accroître le contrôle de cette activité.

La documentation limitée qui est conservée en dossier augmente le risque que la GRC se retrouve dans l'impossibilité de prouver que la mise hors service a été effectuée conformément aux politiques applicables, dans l'éventualité où un ancien véhicule identifié de la GRC serait utilisé à des fins abusives après son aliénation.

Recommandation

Afin de soutenir la Vision 150 et les efforts de modernisation, la GRC devrait améliorer les mécanismes nationaux et régionaux de contrôle et de surveillance du processus de mise hors service des véhicules.

Annexes

Annexe A – Objectif et critères de l'examen

Objectif

Déterminer si la GRC a un processus efficace en place pour la mise hors service des véhicules avant leur aliénation, et si elle suit ce processus de manière systématique.

Critère 1

La GRC a en place des processus, des procédures et des contrôles pour assurer la mise hors service complète et appropriée des véhicules avant leur aliénation.

Critère 2

Les processus, procédures et contrôles en place pour assurer la mise hors service complète et appropriée des véhicules avant leur aliénation sont suivis de manière systématique dans toute l'organisation.

Annexe B – Plan d'action de la gestion

Annexe C – Schéma du processus général de mise hors service ^{Note de fin 8}

Liste d'équipement à retirer des véhicules mis hors service - Version texte

Diagramme des étapes du processus général de mise hors service des véhicules.

Le processus commence par la décision d'aliéner le véhicule.

Le garage de poste ou son équivalent informe le service concerné.

Le service effectue la première inspection en utilisant le formulaire 6529.

Le service envoie le véhicule au garage de poste ou à son équivalent.

Le garage de poste ou son équivalent :

• Désactivera la carte ARI;
• Annulera l'immatriculation; et
• Changera l'état du véhicule pour indiquer qu'il est retiré de la route.

Si le véhicule est envoyé au garage de poste pour la mise hors service, le garage de poste enlève l'équipement et les décalques (le cas échéant).

Si le véhicule est envoyé à l'entrepreneur pour la mise hors service, l'entrepreneur enlève l'équipement et les décalques (le cas échéant) et retourne le véhicule au garage de poste (ou son équivalent).

• Le garage de poste ou son équivalent inspecte le véhicule.
• Remarque : Sauf dans les divisions H, J et L, où le véhicule est mis hors service et inspecté par l'entrepreneur, puis envoyé directement à GCSurplus ou à l'installation de destruction sur les directives de la gestion du parc automobile.

Le garage de poste ou son équivalent effectue la deuxième inspection en utilisant le formulaire 6529.

Le garage de poste ou son équivalent recommande une méthode d'aliénation en utilisant le formulaire 1989 ou équivalent régional.

La gestion du parc automobile approuve l'aliénation en utilisant le formulaire 1989 ou équivalent régional.

• Si la méthode d'aliénation est la destruction du véhicule, le véhicule est remorqué à l'installation de destruction et le véhicule est détruit. Fin du processus.
• Si la méthode d'aliénation est la vente du véhicule, le garage de poste ou son équivalent prépare la demande de vente à l'intention de GCSurplus.

Le véhicule est remorqué à l'installation de GCSurplus.

GCSurplus prépare le véhicule aux fins de vente – par exemple, le retrait des décalques (le cas échéant), le nettoyage, et la prise de photos.

Finalement, le véhicule est vendu.

Annexe D – Exemple de liste d'équipement à retirer des véhicules mis hors service ^{Note de fin 9}

• Module de commande de la sirène, clavier et câblage
• Haut-parleur de la sirène et support
• Barre de feux d'urgence
• Phares clignotants (rétablissement de l'équipement d'origine du constructeur [EOC])
• Feux de coin et alimentation électrique
• Feux arrière et matériel
• Tout éclairage additionnel
• Relais de transfert du klaxon et activateur d'éclairage de véhicule (rétablissement de l'EOC)
• Distributeur d'alimentation
• Éclairage intérieur ajouté (cloison et plafonnier)
• Faisceau de câbles de base
• Système de radio de police
• Antennes et câblage
• Ensemble de console centrale
• Système monté sur le tableau de bord
• Station d'accueil pour ordinateur portatif
• Système vidéo numérique de bord
• Écran de protection contre les prisonniers
• Boîte de rangement ou plateau d'équipement arrière
• Râtelier à fusils/carabines
• Barres de lunette arrière/vitre latérale arrière
• Système radar, y compris le câble VSS (Vehicle Speed Sensor) et le câble d'interface vidéo
• Ensemble mains libres pour cellulaire
• Dispositif Secure Idle (rétablissement de l'EOC)
• Module du carillon de porte
• Tout l'équipement du système intégré pour véhicules de police
• Autres composants du matériel (éclairage dissimulé, boîtier de verrouillage, etc.).
• Câble de base changé ou ajouté en usine
• Chargeur de batterie supplémentaire
• Lecteurs automatiques de plaques d'immatriculation

Date de modification :

2022-10-25