Solution de gestion des cas d’incapacité
Résumé
Évaluation des risques d'atteinte à la vie privée liés à la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité hébergée par un fournisseur tiers pour le compte de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail de la GRC
Le présent rapport porte sur les facteurs relatifs à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par une solution de gestion des cas d'incapacité en ligne hébergée par le fournisseur qui est conçue précisément pour soutenir des pratiques exemplaires et des processus efficaces dans le domaine de la santé au travail, de la gestion des cas d'incapacité et de la prise de mesures d'adaptation.
GRC
La GRC est le service de police national du Canada. Ses opérations sont régies principalement par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, qui établit la constitution et l'organisation du service et les responsabilités premières de ses membres.
Dotée de responsabilités et d'obligations de portée fédérale, la GRC est investie d'un vaste mandat, dont la prévention et l'enquête de la criminalité grave et organisée, le maintien de l'ordre et de la paix et l'application de lois fédérales, provinciales et municipales.
La GRC contribue aussi à la sécurité publique et nationale, protège les représentants de l'État et les dignitaires en visite et fournit des renseignements et des services de soutien opérationnel essentiels à d'autres services de police et organismes d'application de la loi au Canada et à l'étranger.
Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST)
Afin de remplir son mandat, la GRC emploie plus de 29 000 personnes, dont la majorité sont des membres réguliers (personnes qui ont réussi le Programme de formation des cadets à l'École de la GRC et qui ont prêté les serments d'allégeance de la GRC). Les conditions dans lesquelles travaillent ces membres, dans le cadre d'opérations nationales et internationales, sont exigeantes sur le plan physique et psychologique.
Par l'entremise de la Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail (SDSST), la GRC a établi des programmes et services visant à surveiller et à soutenir la santé physique et mentale de ses membres.
Le Programme de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation (PGIMA) assure la préparation opérationnelle grâce à l'élaboration et à la surveillance de programmes, de politiques et de prestations fondés sur les faits et les pratiques reconnues dans le domaine. Les politiques que voici reflètent les tâches et responsabilités du PGIMA.
- Le Manuel du Programme de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation (Annexe B) sert d'autorité et de ligne directrice pour la gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation visant les membres. Conformément à cette politique, la GRC fera tous les efforts raisonnables, dans la mesure où cela ne lui cause pas de contrainte excessive, pour aider les membres
- La Manuel des Services de santé décrit les services et le soutien en matière de santé au travail qui sont offerts aux membres de la GRC.
Modèle de prestation de services
La collecte et la conservation de renseignements personnels à l'appui du PGIMA visent principalement à évaluer l'aptitude au travail des membres réguliers et à leur fournir des services de gestion des cas d'incapacité et des prestations de santé au travail et à prendre des mesures d'adaptation à leur égard. Les renseignements personnels sont recueillis afin d'administrer et d'offrir les services suivants conformément à la Loi sur la GRC, au Règlement de la GRC (2014), à la Loi canadienne sur les droits de la personne et aux politiques, directives, normes et lignes directrices du gouvernement du Canada.
1. Services de santé au travail
Les Services de santé au travail de la GRC offrent un large éventail de services liés à la santé au travail qui contribuent à un milieu de travail sûr et sain. Ces services sont offerts par une équipe de professionnels multidisciplinaire (médecins-chefs, psychologues, infirmiers). Cette équipe de santé au travail (EST) participe aux évaluations de santé professionnelle, à la gestion des cas d'incapacité et à la prestation d'autres programmes et avantages axés sur la santé.
2. Services de gestion des cas d'incapacité
Dans le cadre du PGIMA (autogéré et autofinancé), les membres malades ou blessés bénéficient d'une gestion proactive de leurs cas, de congés de maladie, de plans de retour au travail et de mesures d'adaptation. Les professionnels de la santé et des ressources humaines de la GRC travaillent de concert pour :
- intervenir rapidement afin de régler promptement les problèmes de santé qui ont des répercussions sur la capacité de travailler du membre;
- examiner l'état de santé du membre afin d'évaluer son aptitude au travail;
- confirmer les besoins en matière de santé et déterminer les capacités, limitations et restrictions fonctionnelles du membre afin que la GRC s'acquitte de son obligation de prendre des mesures d'adaptation;
- faciliter le retour au travail du membre en temps opportun et en toute sécurité et la prise de mesures d'adaptation.
Lorsqu'une maladie ou une blessure nuit à l'aptitude au travail d'un membre, ou si un membre est absent du travail en raison d'une maladie ou d'une blessure, l'EST joue un rôle important en fournissant à la direction de la GRC des éclaircissements sur l'aptitude au travail du membre, la période de congé de maladie requise pour le rétablissement et la durée des limites et restrictions fonctionnelles du membre.
3. Prestations en cas de maladie ou de blessure liée au travail
À l'appui du programme de santé au travail interne autogéré de la GRC, des professionnels de la santé :
- évaluent l'admissibilité d'un membre régulier à des prestations de soins de santé au travail en déterminant si la blessure ou la maladie est liée au travail;
- statuent sur les prestations de soins de santé (p. ex. physiothérapie, chiropractie, services de santé mentale, médicaments, etc.).
Solution de gestion des cas d'incapacité
La GRC a acheté un logiciel de gestion des cas d'incapacité en ligne conçu précisément pour soutenir une intervention rapide, une gestion proactive des cas d'incapacité et le recours à des pratiques exemplaires et processus efficaces pour le retour au travail et la prise de mesures d'adaptation. Ce nouveau système permettra de faire ce qui suit :
- saisir les données personnelles des membres, l'information sur leurs blessures ou maladies, leurs renseignements médicaux et les détails de leurs plans de retour au travail et de leurs mesures d'adaptation et en protéger l'intégrité;
- coordonner efficacement les activités de gestion des cas entre les différents intervenants à l'interne pour faire en sorte que les membres malades ou blessés disposent des ressources de soutien nécessaires et pour faciliter leur retour au travail en toute sécurité;
- réduire autant que possible le fardeau administratif d'une centaine de praticiens en gestion de l'incapacité, en santé au travail et en prise de mesures d'adaptation dans l'ensemble de l'organisation grâce à des normes de service intégrées et à des tâches et outils de travail préétablis pour la gestion des cas d'incapacité;
- donner aux membres facilement accès à l'information sur leur dossier et faciliter la communication et la présentation de documents;
- fournir aux gestionnaires de l'information sur la situation des employés qui relèvent d'eux;
- permettre aux gestionnaires de demander des rapports.
La solution de gestion des cas d'incapacité permet de centraliser toute l'information concernant un cas de gestion de l'incapacité et des mesures d'adaptation et de la rendre accessible aux personnes compétentes. Le nouveau système permettra également d'assurer l'exactitude des documents médicaux et non médicaux et habilitera la direction de la GRC à rendre compte en temps réel des données clés et des tendances liées à la gestion de l'incapacité, par exemple l'incidence, la durée et la nature (liée ou non au travail) des absences pour cause de maladie ou de blessure, les types de mesures d'adaptation favorisant le retour au travail des membres, etc.
La solution de gestion des cas d'incapacité favorisera l'uniformité dans toutes les divisions, permettra de cerner des tendances en milieu de travail, des problèmes sur le plan de la santé et des lacunes, accroîtra l'efficacité du processus et éclairera la prise de décisions visant la modification des politiques et stratégies du PGIMA. De plus, elle permettra à la direction de surveiller et d'évaluer la gestion des cas d'incapacité et la prise de mesures d'adaptation grâce à des tableaux de bord de gestion et à la production de rapports préétablis et personnalisés.
Équilibre entre les besoins de gestion de l'incapacité et la protection de la vie privée
L'acquisition d'une solution de gestion des cas d'incapacité facilitera une intervention rapide, permettant à la GRC de planifier de façon proactive le besoin éventuel de mesures d'adaptation. Les membres auront accès au soutien et aux services nécessaires tout au long de leur rétablissement. Une telle solution de gestion de l'incapacité en ligne risque de présenter certains défis quant à la protection et à la manipulation par la GRC de renseignements personnels, mais la protection de la vie privée demeure indispensable à l'administration et à la prestation de ces programme de ressources humaines.
Compte tenu de ce qui précède, la GRC a décidé d'effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de relever les problèmes éventuels liés à la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité.
Objet et portée de l'EFVP
La GRC figure parmi les institutions fédérales énumérées à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnelsFootnote 1 et est assujettie aux politiques et directives sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Conformément à la Politique sur la protection de la vie privée du SCT, les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent évaluer les facteurs et risques d'atteinte à la vie privée pour des activités ou programmes nouveaux ou ayant subi des modifications importantes nécessitant l'utilisation de renseignements personnels.
La présente évaluation satisfait à l'obligation d'effectuer une EFVP énoncée dans la politique susmentionnée et respecte les normes pour l'exécution d'EFVP établies par le SCT dans la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elle tient compte aussi des recommandations formulées par la Direction de la vérification et de la revue du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans Nos attentes : Guide du Commissariat au sujet du processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
La présente EFVP a pour objectif de cerner et d'analyser les risques d'atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par ou pour le compte de la GRC dans le cadre du fonctionnement ou de l'administration de la solution de gestion des cas d'incapacité en ligne.
L'EFVP a été effectuée sous la direction du directeur général de la SDSST. Elle contient une évaluation des autorisations de programme, conformément aux dispositions législatives et réglementaires habilitantes, une évaluation détaillée des risques d'atteinte à la vie privée, une évaluation des mécanismes de protection des renseignements personnels et une évaluation des modalités contractuelles exigeant la prise en compte du besoin de protéger la vie privée lors de la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité externalisée.
La présente EFVP porte sur les risques d'atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels par un entrepreneur au nom de la GRC dans le cadre de la prestation du PGIMA.
Lors de la mise en œuvre, le fournisseur retenu, Morneau Shepell, effectuera sa propre évaluation des risques pour assurer la conformité de ses pratiques en matière de manipulation de renseignements personnels avec la législation et les politiques et procédures de la GRC. L'entrepreneur assume l'entière responsabilité de s'assurer que la solution de gestion des cas d'incapacité respecte l'ensemble des normes contractuelles visant la protection de la vie privée avant la date de mise en œuvre.
Obligation de prendre des mesures d'adaptation
La GRC est résolue à aider les membres souffrant d'une incapacité, d'une blessure ou d'une maladie à rester au travail ou à y retourner de façon sécuritaire en temps voulu.
En tant qu'organisation fédérale, nous sommes tenus de cerner et d'éliminer les obstacles à l'emploi et de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées.
Résumé des problèmes relevés en matière de protection de la vie privée
La présente évaluation indique que les risques d'atteinte à la vie privée liés à la solution de gestion des cas d'incapacité seront modérés ou élevés, mais qu'ils seront gérés et atténués avec efficacité par voie contractuelle. À cette fin, la GRC a évalué et consigné ses obligations en matière de protection de la vie privée dans l'externalisation de la solution de gestion des cas d'incapacité et a rédigé des modalités axées sur la protection de la vie privée et la protection des renseignements personnels aux fins d'inclusion dans la version définitive de la demande de proposition et du contrat.
Le PGIMA nécessite la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels de nature délicate, et c'est à la GRC qu'il incombe de s'assurer que la protection des renseignements personnels est prise en compte avant la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité. Il est important de souligner que des renseignements médicaux personnels au sujet de membres de la GRC peuvent être créés, traités et conservés dans la solution de gestion de l'incapacité, mais les données demeurent la propriété de la GRC.
Nonobstant ce qui précède, il convient de tenir compte des questions et des recommandations suivantes lors de la mise en œuvre d'une solution de gestion des cas d'incapacité hébergée par le fournisseur.
- En ce qui concerne le PGIMA et la surveillance et l'évaluation de la solution de gestion des cas d'incapacité, la SDSST, en tant que centre de décision responsable de la prestation du programme, supervisera la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité et l'exécution continue du contrat.
- En ce qui concerne les mécanismes de protection, l'entrepreneur assurera la mise en œuvre et le maintien d'une solution de gestion de l'incapacité qui protège en tout temps les données de la GRC en prenant les mesures de sécurité administratives, physiques et techniques nécessaires pour garantir l'intégrité et la confidentialité.
- En ce qui concerne le personnel affecté à la mise en œuvre de la solution de gestion des cas d'incapacité et au soutien continu du système, tous les employés de l'entrepreneur sont tenus d'obtenir et de conserver la cote de sécurité de la GRC correspondant au caractère délicat des travaux exécutés pendant toute la durée du contrat.
- En ce qui concerne les risques éventuels liés à l'accès à des données de nature délicate par les utilisateurs de la solution de gestion de l'incapacité de la GRC, toutes les personnes qui recueillent et utilisent des renseignements médicaux personnels contenus dans la solution de gestion de l'incapacité sont tenues de préserver le caractère confidentiel de ces données. Cette pratique sera renforcée lors de la formation et dans les politiques et lignes directrices.
- En ce qui concerne les fichiers de renseignements personnels et pour assurer une représentation précise des programmes et services modernisés de la GRC, y compris l'introduction de la solution de gestion des cas d'incapacité, une proposition visant à réviser et à actualiser le fichier PPE 808 a été identifiée et est en cours.
- Date de modification :