Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers de la Gendarmerie royale du Canada pour l’exercice 2019-2020

1. Présentation

Le présent document donne un résumé de l'information sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour disposer d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes et les résultats d'évaluation ainsi que les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel 2019-2020 et le Rapport sur les résultats ministériels 2019-2020.

2. Système de la GRC sur les contrôles internes en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La GRC reconnaît qu'il est important que la direction fournisse des messages clairs afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils doivent jouer dans le maintien d'un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et qu'ils disposent des outils nécessaires pour s'acquitter efficacement de ces responsabilités. La GRC vise avant tout à assurer une bonne gestion des risques grâce à un environnement de contrôle souple, axé sur le risque et propice à l'amélioration et à l'innovation continues.

La GRC dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour appuyer les mesures d'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC, approuvé par la commissaire, a été mis en place et comprend les éléments suivants :

• Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle
• Les valeurs et l'éthique
• Les activités de communication et de formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances
• Un groupe central avec le soutien des groupes régionaux du contrôle interne au sein du portefeuille de la Gestion générale qui se consacrent à l'enregistrement de l'information, à la conception et à l'efficacité opérationnelle du CIRF, sous l'autorité fonctionnelle du dirigeant principal des Finances
• Une surveillance périodique de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus réguliers à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l'évaluation connexe et des plans d'action au commissaire, au dirigeant principal des Finances de même qu'à la haute direction, et, s'il y a lieu, au Comité ministériel de vérification

Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la GRC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

La GRC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présentent les paragraphes suivants.

Dispositions relatives aux services communs :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre les éléments suivants.
  • le paiement des salaires et des avantages au moyen de deux systèmes de paye : le système Phénix pour les employés de la fonction publique et le Système de paye des membres (SPM) pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC
  • l'acquisition de biens et de services conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC et la prestation de services de logement
  • l'émission de paiements du receveur général et le traitement de règlements interministériels au nom de la GRC par l'entremise du Système normalisé des paiements (SNP)
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services relatifs aux programmes d'assurance du secteur public pour les employés de la GRC et administre de façon centralisée le paiement de la partie des employés (Régime d'assurance-emploi, Régime de pensions du Canada, Régime des rentes du Québec et Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) pour la GRC
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à la GRC
• Services partagés Canada (SPC) fournit à la GRC des services liés à l'infrastructure de technologie de l'information (TI) dans les secteurs des centres de données et des services de réseau. L'étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l'entente entre SPC et la GRC.

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.

La GRC compte sur d'autres ministères pour le traitement de certaines informations ou transactions qui sont consignées dans ses états financiers comme le présentent les paragraphes suivants.

Dispositions particulières :

• SPAC assure l'administration des pensions des membres au nom de la GRC. SPAC a le pouvoir et la responsabilité de veiller à ce que les transactions et les paiements soient faits conformément aux modalités établies par la GRC.
• Anciens Combattants Canada (ACC) administre certains des programmes et des services que la GRC est responsable de fournir à ses membres, y compris le Programme de pension d'invalidité et le régime de prestations sanitaires pour une blessure, une maladie ou un décès lié au service, conformément à la Partie II de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur les pensions. ACC offre également du soutien à la transition, de la gestion des cas et un accès au réseau de cliniques pour traumatismes liés au stress opérationnel (TSO) et au service d'aide d'ACC aux membres admissibles.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice 2019-2020

Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent.

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d'évaluation de l'exercice en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés :

Pendant l'année en cours, aucun contrôle clé n'a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation.

À la mi-mars 2020, la pandémie de la COVID-19 a entraîné la prise de mesures d'urgence pour lutter contre la propagation du virus. Ces mesures ont changé la façon dont fonctionne la GRC, car les employés devaient commencer à travailler à distance. La GRC a examiné les centres de décision dans les secteurs à risque élevé pour évaluer l'incidence de la COVID-19 sur les contrôles clés et n'a identifié aucun changement important. Au besoin, des contrôles d'atténuation ont été mis en place pour ramener les risques à un niveau acceptable et le recours à la technologie a permis de maintenir les contrôles comme la mise en oeuvre de signatures électroniques. Certaines activités de contrôle ont été suspendues sans trop de conséquences, et la reprise graduelle des activités est maintenant en cours.

Programme de surveillance continue :

Les activités de surveillance continue se poursuivent après la fin de l'exercice financier (31 mars). La COVID-19 a interrompu la réévaluation des principaux processus de travail étant donné la modification des priorités, la réduction de la capacité de l'effectif et la mise en oeuvre de restrictions en milieu de travail. Les réévaluations sont en cours et devraient être terminées aux dates indiquées dans le tableau ci-dessus. L'évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle de contrôles clés ministériels visant le système de paye Phénix pour les employés de la fonction publique se poursuit en attendant la stabilisation du traitement de la paye par SPAC. L'évaluation intégrale du processus de gestion financière a commencé en 2019-2020 et devrait être terminée en 2022-2023.

Les évaluations effectuées en 2019-2020 n'ont révélé aucune déficience importante au niveau des contrôles.

4. Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC au cours des 4 prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :

• une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
• les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu.

Outre le plan de surveillance continue, la GRC effectue une évaluation intégrale du processus de gestion financière, qui devrait être terminée en 2022-2023. À ce moment-là, le processus sera intégré au plan de surveillance continue aux fins de réévaluation cyclique du rendement du contrôle.

Date de modification :

2020-12-07